Целесообразно выбрать один из
трех методов проведения бесед, указанных ниже, причем лучше всего исход
ить из его приемлемости в конкретных условиях: метод регламентированно
й беседы по определенному образцу, изложенный в пункте 7.1.3; метод целенапр
авленной беседы со взаимным обменом информацией, изложенный в пункте 7.1.4;
метод свободной беседы, изложенный в пункте 7.1.5.
7.1.3. Метод регламентированной беседы по определенному образцу.
Проводите беседу по строгим правилам. Метод регламентированной беседы
по определенному образцу дает лучшие результаты при использовании его
как для достижения первой цели пункта 7.1.1 Ц по проверке пригодности канд
идата к занимаемой должности, так и для получения от своих подчиненных с
ведений, необходимых в повседневной практике. В первом случае проведени
е беседы рекомендуется начинать с простого составления перечня вопрос
ов, подлежащих выяснению. Преимуществом рассматриваемого метода являе
тся то, что здесь можно получить ответы и реакцию работника незамедлител
ьно, без соответствующей его подготовки и обдумывания, определить степе
нь владения его специальностью. Итог беседы должен показать, что если ка
ндидат разбирается в этих вопросах и дает разумные ответы, пользуясь нуж
ной терминологией, то вполне обоснованно можно предполагать, что у него
есть опыт и навыки работы в той должности, на которую он претендует. Во вто
ром случае, используя этот метод для получения от своих подчиненных свед
ений, необходимых в повседневной работе, лучшие результаты будут достиг
нуты, если вы составите и будете пользоваться стандартным контрольным п
еречнем вопросов.
7.1.4. Метод целенаправленной беседы со взаимным обменом информацией.
Данный метод является наилучшим средством как для достижения второй це
ли пункта 7.1.1, чтобы убедиться в том, что претендент готов работать, прилага
я максимум усилий при существующих условиях работы, так и при всех случа
ях обучения и воспитания кадров. Используя этот метод целенаправленной
беседы, аргументируйте, логически обосновывайте убеждения и разъяснен
ия, используйте рациональные логические доводы с целью преодоления нев
едения, субъективной, искаженной, неверной концепции собеседника по обс
уждаемому вопросу. Критику неверных взглядов, установок и слабостей соб
еседника осуществляйте деликатно, тактично, осторожно, доброжелательн
о и великодушно, без всякой дискриминации и менторства. Как можно подроб
нее объясните исполнителю характер работы, сообщите о предоставляемых
правах, благах, которыми будет пользоваться работник, и условиях работы,
откройте перед ним благоприятную, оптимистическую перспективу, дайте к
онкретные рекомендации, которые следует усвоить и точно выполнять. Для у
спешного применения рассматриваемого метода требуется понимание того
факта, что кандидат в ходе беседы должен получить не только полностью от
веты на все свои вопросы, но и дополнительную информацию о предстоящем з
аседании. Исходя из этого рекомендуется заранее подготовить ответы на в
се предполагаемые вопросы, которые он может задать относительно работы
и ее условий, а именно: специфические особенности работы, подробное ее оп
исание, требования, предъявляемые в отношении квалификации смежной спе
циальности, личных качеств, образование и т. п.
7.1.5. Метод свободной беседы.
Рекомендуется использовать как при достижении третьей цели пункта 7.1.1 (оп
ределение того, является ли собеседник наиболее квалифицированным из н
ескольких кандидатов), так и во многих случаях повседневной практики упр
авления, в частности, когда речь идет о дисциплине или установлении прав
ильного отношения к работе. В первом случае для достижения поставленной
цели подчас бывает недостаточно информации, получаемой как ответы на по
ставленные соответствующие вопросы. Необходимо убедиться в умении пре
тендента мыслить логически, самостоятельно и давать ответы на вопросы е
ще до того, как они заданы. Для этого попытайтесь вызвать кандидата на отк
ровенность и прислушаться к его словам. Его действия, слова, поведение, же
сты, интонации, выражение лица или улыбка подскажут вам его отношение к д
анной работе и его истинные интересы. Во втором случае рекомендуется так
же тщательно продумать вопросы и метод ведения беседы, стараясь при этом
предвидеть вопросы, которые могут быть заданы собеседником и заранее по
дготовиться к ответам на них. При этом исходите из того, что содержание по
лучаемой вами информации будет зависеть от правильности и целенаправл
енности задаваемых вопросов. Подготовьте их заблаговременно. Вы избави
тесь от неуверенности в процессе беседы, если они будут вами осмыслены и
заранее подготовлены, и вам не будут угрожать непредвиденные паузы нело
вкого молчания в моменты продумывания и формулировки вопросов. Основны
е (ключевые) вопросы подготовьте в письменной форме. Это на тот случай, есл
и при одном варианте вы не получите требуемую информацию. Беседу же начи
найте с незначительных вопросов, формируя и задавая их по ходу разговора
. Этот же метод ведения беседы целесообразно использовать и с увольняющи
мися работниками, при этом, возможно, вам удастся получить такую важную д
ля управления информацию, которую нельзя получить ни при каком другом ви
де беседы.
7.2. ВРЕМЯ И МЕСТО, ОТВОДИМЫЕ ДЛЯ БЕСЕДЫ
Частью общей процедуры планирования беседы является распределение вре
мени в зависимости от значения, придаваемого отдельным аспектам беседы.
При этом необходимо стремиться к тому, чтобы правильно определять время
, нужное для достижения намеченной беседой цели. Тщательно спланируйте с
вое время с целью наиболее оптимального и эффективного его использован
ия. Предоставьте такую же возможность и собеседнику, известив его заблаг
овременно о цели беседы. Вырабатывайте у себя привычку точно и четко опр
еделять цель беседы и количество необходимого для этого времени. Планир
уйте параллельно еще какую-то важную работу. Это позволит вам использов
ать резерв времени на случай, если беседа закончится раньше и останется
неиспользованной часть времени, а также если вызванный работник не явит
ся вовремя. Внимательно продумайте время предстоящей беседы. Проверьте
свое расписание. Установите, не вызовут ли вас самого к вышестоящему рук
оводителю в это время. Определите оптимальность устанавливаемого врем
ени и ситуации для вызываемого работника. Если вы предполагаете часовую
беседу, а до конца рабочего времени с момента начала беседы остается 10-15 ми
нут, Ц не начинайте ее. Беседа может не дать нужных результатов. У работн
ика могут быть свои планы, встречи и т. п. Он будет опаздывать, нервничать, и
вы не добьетесь поставленной цели. Учитывайте это. К тому же предоставля
йте работнику возможность максимально использовать и свои интересы и ц
ели во время беседы. Выбирайте место проведения беседы с учетом его влия
ния на результаты. Добивайтесь умелого использования имеющихся возмож
ностей, чтобы беседа приносила как можно большую пользу. При этом необхо
димо учитывать, что, если речь идет о найме работника на работу, лучшим мес
том для проведения беседы является ваше рабочее место. Если же для бесед
ы приходится выезжать в другие населенные пункты, такие встречи можно ус
траивать или отменять в зависимости от наличия подходящего помещения, п
ри этом стремитесь к созданию спокойной уединенной обстановки, удобной
и простой. Определите также обеспеченность данной местности транспорт
ным сообщением. Если же вы собираетесь провести обычную беседу со своим
подчиненным и считаете, что лучшее место для беседы то, где в знакомой обс
тановке вы можете держать себя непринужденно, все же постарайтесь предв
идеть и осмыслить психологические моменты предстоящей беседы. Это мест
о может оказаться не самым удобным для искреннего, откровенного разгово
ра с работником. Учитывайте психологические моменты. Ваше рабочее место
ассоциируется у работника с авторитарными методами управления, даже ес
ли вы ими и не пользуетесь. В этой обстановке он настораживается, ощущает
определенную напряженность и подсознательное давление обстановки, что
не покидает его до самого завершения беседы. «Помните, что слова уст чело
веческих Ц глубокие воды; источник мудрости Ц струящийся поток». Исход
ите из того, что лучшим местом для беседы является рабочее место вашего п
одчиненного. Там он больше склонен к откровению, чувствует себя более ув
еренно и почти непринужденно. Вырабатывайте умение поступаться своими
удобствами ради достижения больших результатов, получения необходимой
управленческой информации. Если же ваш собеседник работает в большой ко
мнате или зале, идите к нему на рабочее место, просите высказывать свое мн
ение в присутствии сослуживцев, это укрепит его авторитет и престиж. Но у
читывайте, что, если он не срабатывается с коллегами, питает к ним чувство
неприязни, отчужденности, он не будет вести откровенной беседы в их прис
утствии. Вы не добьетесь намеченной цели, потеряете время, и ваши усилия б
удут напрасны. Изучайте своих подчиненных и правильно выбирайте место п
роведения беседы с учетом его влияния на результаты.
7.3. УСТАНОВЛЕНИЕ ВЗАИМНОГО ДОВЕРИЯ
Известно, что первые минуты встречи задают тон всей дальнейшей беседе не
зависимо от того, делается ли это сознательно или случайно. В связи с этим
продумайте, как лучше использовать эти минуты, чтобы создать непринужде
нную обстановку; это позволит значительно сократить время беседы и повы
сит ее результативность. Беседуя с кандидатом на какую-либо должность, п
омните, что обычно и вы, и он тратите всегда несколько секунд на то, чтобы о
ценить друг друга. В этой ситуации, прежде чем начать собственную беседу,
вам обоим следует несколько остыть и найти общий язык, обеспечить психол
огическую совместимость. Рекомендуется для начала обменяться нескольк
ими любезными фразами. Даже если вы и не знаете собеседника, держитесь с н
им по-деловому, официально, но и в то же время дружелюбно. «Кто хочет иметь
друзей, тот и сам должен быть дружелюбным; и бывает друг, более привязанны
й, нежели, брат». Если же вы проводите деловую беседу с уже работающими сот
рудниками, то всякий раз старайтесь найти лучший и довольно оригинальны
й способ начала беседы. Расположите собеседника к себе, дружески поприве
тствуйте его, покажите, что вы его знаете и помните. Это позволит устранит
ь первоначальную натянутость, отвести психологический барьер несовмес
тимости. Как свидетельствует практика, значение таких действий, как обме
н любезностями и т. п., имеет важное и неоспоримое значение. В то же время в о
тношениях с подчиненными будьте всегда естественны и честны, радушны, ве
жливы и доброжелательны.
7.3.1. Сохранение основного направления беседы.
Начало реализации ваших планов и действий вытекает из предшествующего
периода создания атмосферы взаимного доверия, когда вы сами сориентиро
вались и подготовили к взаимному общению своего собеседника. От начала д
о конца беседы придерживайтесь основного направления, ведущего к намеч
енной цели. Не теряйте времени на изложение друг другу прописных истин. С
тарайтесь не произносить страстных речей о важности того, что надлежит с
делать, а сразу переходите к делу. Следует выдерживать последовательнос
ть продуманной и намеченной вами системы действий и порядка. Не пытайтес
ь внезапно изменить цель, продуманную и поставленную ранее, не известив
об этом собеседника. Следуйте логике заранее осмысленных действий. Пере
ходите к новому (другому) вопросу или действию лишь после того, как решите
один. Старайтесь максимально использовать выработанные привычки, вним
ательно слушать и четко выражать свои мысли, строго придерживайтесь изл
оженных в работе рекомендаций и правил Ц как слушать и как выражать сво
и мысли, максимально используя их во время беседы.
7.3.2. Умение анализировать слова собеседника.
Вслушивайтесь в смысл слов вашего собеседника, обдумывайте и анализиру
йте их. Исходите из того, что человек может слушать и не слышать то, о чем го
ворит его собеседник, если его мысли заняты другим. Развивайте внимание
как избирательную направленность и сосредоточенность вашей психическ
ой деятельности в отношении собеседника, его слов, мыслей, действий. Не до
пускайте никакого предубеждения в отношении сообщаемой вам информации
. В каждый данный момент сознательно и ясно воспринимайте только то, что д
ля вас значимо, имеет отношение к вашей деятельности, внутренней или вне
шней. Настройте себя так, как будто его идеи и мысли являются самыми гениа
льными, обусловлены всем его умственным развитием и уровнем квалификац
ии, результатом всей его жизни, установок, стремлений, опыта и мировоззре
ния. Анализируйте и осмысливайте его мысли, действия и поступки, стремяс
ь познать их и включить в сферу своей деятельности.
7.3.3. Умение излагать собственные мысли.
Пояснения излагайте четкими и простыми предложениями. Не усложняйте пе
редачу информации собеседнику различными запутанными выражениями и фо
рмулировками. Учитывайте также интенсивность, контрастность и последо
вательность воздействия на психику человека различных выражений, срав
нений. Добивайтесь взаимопонимания. Убеждайтесь, что все ваши пояснения
понятны. «От плода уст человека наполняется чрево его; произведением, ус
т своих он насыщается».
7.3.4. Извлечение нужной информации.
Ставьте вопросы так, чтобы обеспечить получение дополнительной информ
ации, свежие, новые идеи и факты, а не давно известные истины. Помните, что у
мение правильно поставить вопрос Ц не меньшее искусство, чем на него от
ветить.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62