Джоан - не "милочка",
а Стэн - не "лапочка". Если кто-то, тем не менее, продолжает упорство-
вать в своем заблуждении, можете просто сказать: "Меня зовут Джоан, а не
"милочка", повторяя это до тех пор, пока ваши слова не возымеют дейс-
твия.
Даже когда вы хотели бы вести себя на работе так же, как в нерабочей
обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловой ленч -
это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина
галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует счи-
тать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позабо-
титься, как и ее спутник.
Питание
Если на службе разрешено питаться на рабочем месте, необходимо следо-
вать обычным правилам соблюдения чистоты. Не оставляйте повсюду грязных
чашек и тарелок. После еды сотрите со стола крошки и мокрые пятна от
расплескавшихся напитков. Зрелище того, как люди едят, особого удо-
вольствия присутствующим не доставляет. Если вы вынуждены перекусить за
рабочим столом, а дверь вашего кабинета открыта, - закройте ее. Коль
скоро в вашем служебном помещении работают другие люди, старайтесь прис-
тупить к еде тогда, когда те, кто сидит рядом с вами, вышли. Особое вни-
мание уделяйте вашим манерам поведения за столом, не отвечайте на теле-
фонные звонки с набитым ртом. Как только закончите есть, выбросьте ос-
татки пищи, если возможно, в стоящий особняком закрытый мусорный бачок,
а не в корзину для мусора, находящуюся рядом с вашим столом или столом
вашего коллеги. Сам по себе вид остатков мускусной дыни или тунца с лу-
ком, не говоря уже о запахе, отнюдь не улучшает внешний вид служебного
кабинета.
Участие в сборе средств для других сотрудников
В том случае, когда это не противоречит установленным в компании пра-
вилам, принято, чтобы сотрудники собирали деньги на подарки сослуживцам
по случаю рождения ребенка, на цветы для похорон, свадебные подарки,
благотворительные пожертвования и т.п. В ряде организациий такого рода
сборы проводятся чуть ли не каждый день, и нередко некоторые сотрудники
отказываются участвовать в этом. Если так получилось, обсудите возмож-
ность создания в отделе своеобразной "общей кассы", куда в начале года
каждый служащий вносил бы по 5 или 10 долларов, а если со временем полу-
ченных средств не хватит, можно будет сделать очередной взнос. При этом
следует оговорить и правила расходования собранных средств. Так, напри-
мер, сотрудники могут решить, что нужно послать цветы тому из них, кто
попадет в больницу, либо его супруге, но не матери или тетке. Может быть
принято, например, решение о том, что подарки ко дню рождения каждого из
сотрудников будут делаться сообща, но дорогие вещи приобретать не стоит,
чтобы быстро не истощить общую кассу.
Если вы решите не участвовать в сборе денег или просто не можете себе
этого позволить, скажите об этом прямо. Когда ваше положение изменится в
лучшую сторону, вы сможете присоединиться к остальным.
ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ, СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ
Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа ко-
торого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с
коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по иници-
ативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и ря-
довые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей ру-
ководства.
Общие замечания по поводу проведения совещаний
Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещани-
ях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в пре-
зидиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются
друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты, в отношении ко-
торых хотелось бы дать несколько полезных советов. Существует ряд общих
правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым
они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с
пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.
 Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соб-
людать.
 Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и
не отвлекайтесь от намеченной темы.
 Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завер-
шите его.
 Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо
следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а дру-
гие участники встречи их при этом не перебивали.
Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а
организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.
Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назна-
ченному часу, и "наказывать" их за вежливость и соблюдение профессио-
нальной этики было бы в высшей степени неучтиво.
Организация питания участников совещания
Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы
участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся
могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного
размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв на
ленч, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи
были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из сотрудни-
ков, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен
проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале
заседаний. В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или
сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить
закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору
встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить при-
сутствующим приступить к трапезе. По завершении ленча каждый участник
совещания должен вынести из конференцзала свой поднос с одноразовой по-
судой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.
Организация рабочих встреч в ресторане
Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают,
что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются
постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконеч-
ными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязан-
ность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачи-
вать визит приглашающий, или же расходы будут поделены поровну. При этом
предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена
встреча, достаточно тихий, и там ничто не помешает провести деловую бе-
седу в спокойной обстановке.
Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены,
многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи
с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в
ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распоря-
док рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после
ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать
рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встре-
чаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой чая. Такие переговоры в
ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам
завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в рес-
торане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужи-
ном.
Видеоконференции
Сейчас, когда многие компании имеют отделения не только в разных ре-
гионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может
стать полезным средством для более эффективного ведения дел. Организо-
вать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собра-
лось по два-три ее участника, либо более значительное их число, причем
камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент.
То оборудование, которое использует при этом компания, должно опреде-
ляться ее возможностями и предназначением системы проведения видеоконфе-
ренций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные
различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций. Прежде
всего, в ходе видеоконференции стоит воздержаться от разговоров, не име-
ющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут
быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Ста-
райтесь время от времени поглядывать на экран - это усилит впечатление
непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях,
участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, особенно важно заб-
лаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в послед-
нюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо кор-
рективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц,
или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала меропри-
ятия каждый из них, в свою очередь, должен вам прислать подтверждение
того, что ваша информация получена.
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображе-
ния и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, нужно сообщить
о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специа-
листы на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.
Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каж-
дого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной
связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то
моменты будут возникать помехи, заглушая звук и/или изображение. Заранее
определите, как вы в этом случае поступите - продолжите встречу, пока
сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем времен-
но был прерван контакт другими способами, или в ходе конференции будет
объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не
существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными па-
раметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также
скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконферен-
цию или нет, зависит от трансляционного оборудования, имеющегося в зале,
а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значе-
ние, когда видеокамера укреплена стационарно. Всем присутствующим следу-
ет помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно
в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и/или за
пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в
студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени
говорить может только один человек. Участников встречи, стремящихся
что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока
оратор, находящийся в другой студии не закончит свое выступление. Если
вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда
случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе
внимание жестами.
Когда повестка дня видеоконференции исчерпана, и все обзначенные в
ней вопросы обсуждены, завершите встречу в эфире так же, как и любое
другое совещание.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся
кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин
дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из
присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее офици-
альна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где рабо-
тают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регла-
ментом, как любое другое - председательствующий призывает участников
встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после
окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы вре-
мя. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не скло-
нен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она мо-
гут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю,
наша встреча прошла успешно", илр нечто подобное. Такая фраза должна
быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует,
не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
Завершение совещания или собрания
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют
и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот,
кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому воп-
росу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие
шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть
встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате,
мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого сто-
ит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществле-
ния необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто от-
вечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодар-
ности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее ор-
ганизации.
Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время
встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании,
копии которого его организатор позднее передает каждому из участников.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146