"Мэри и Джон Годфрей", однако подпись "Джон и Мэри Годфрей" в
большей степени соответствует традиционной формуле: "Мистер и миссис
Годфрей". Если указываются имена детей, то имя отца всегда ставится пер-
вым, например: "Джон и Мэри Годфрей и Джон-младший". Когда в семье много
детей, можно подписаться так: "Смиты - все пятеро" или же: "Смиты -
Джон, Мэри, Джонни, Мария и Тим". В такого рода неофициальных посланиях
никаких жестких правил, разумеется, не существует.
Слова "мистер" и "миссис" в подписи на поздравительных открытках не
ставятся никогда.
Если оба супруга были ранее женаты и у каждого из них есть дети от
предыдущих браков, перечисление имен всех членов семьи сделает подпись
слишком громоздкой. Поэтому вы не ошибетесь, написав имена детей под фа-
милиями их родителей: "Пэт, Джин и Билли Смит" или: "Бобби, Рич, Фрэнк и
Кэрол Браун". Однако будет лучше, если родители просто подпишутся как
"Боб и Сью", а после этого добавят: "и вся семья" или: "и дети".
Рождественские открытки как источник новостей
Посылая открытки с рождественскими поздравлениями, мы нередко стара-
емся сообщить в них о своих последних новостях - и правильно поступаем.
Такая подпись на открытке: "Мэри, Джо и Джо-младший, родившийся 7 авгус-
та в Вильямстауне" - даст знать вашему адресату о рождении ребенка. В
открытке, посланной к Рождеству, могут содержаться и печальные известия:
"Мы с Джоном в сентябре развелись, поэтому пишите мне теперь по новому
адресу...". Можно сообщить даже о смерти, если вместо привычной подписи
"Билл и Мэри", вы поставите подпись "Мэри Кросс". Разумеется, в этих
открытках мы стремимся вкратце поделиться новостями или какими-то раз-
мышлениями с теми, кого давно не видели.
Существует еще один вид посланий с сообщением новостей, о котором
следует упомянуть. Это ксерокопированное описание событий, произошедших
за последний год, где нет ни одного слова, написанного от руки. Нередко
такой перечень занимает четыре-пять страниц. Люди, которые посылают по-
добные письма, делают это из лучших побуждений, стремясь сообщить все
новости в единственном за год послании, однако совершают при этом неп-
ростительную ошибку. Дело в том, что кроме самых близких друзей и род-
ных, большинству людей, с которыми вы поддерживаете отношения, нет со-
вершенно никакого дела до того, что у вашего ребенка прорезался шестой
зуб, или что у Джонни удалили гланды. Красивая открытка с написанным от
руки кратким посланием, в котором вы сообщаете о самых важных событиях в
вашей жизни - замужестве, рождении ребенка и т.д. - доставит вашим адре-
сатам гораздо больше удовольствия. Так что, если вам очень хочется иметь
отпечатанную хронику семейных событий, никто вам этого, естественно, не
запретит, однако убедительно прошу вас большинству своих знакомых посы-
лать короткие открытки, а подробное письмо отправлять только в том слу-
чае, когда вы совершенно уверены, что адресату будет интересно его чи-
тать.
Праздничные открытки тем, кто носит траур
Поздравительная открытка тому, кто носит траур, будет принята им с
благодарностью, если в ней содержатся пожелания мира и благополучия, ли-
бо заверения в любви и дружеских чувствах. Только, пожалуйста, не посы-
лайте веселую или шутливую открытку с восторженными пожеланиями "Счаст-
ливого Рождества и Нового Года" человеку, который в эти дни пережил
большое горе. Следует ли тому, кто носит траур, самому посылать открытки
или нет, зависит только от его состояния. Очевидно, что мало знакомым
людям он вряд ли станет писать, однако не будет ничего предосудительно-
го, если он пожелает счастья близким друзьям, забыв на некоторое время о
своем собственном горе. Вместе с тем, никто не обидится на него за мол-
чание, зная о тяжелых переживаниях человека, находящегося в трауре.
Рождественские открытки деловым партнерам
Если на фирме существует традиция отправлять клиентам поздравительные
открытки к Рождеству, лучше посылать поздравления не на домашний адрес
получателя от лица президента или другого ответственного сотрудника, а
на адрес офиса и от имени фирмы, например: "Компания по поставкам обору-
дования "Холлистер" желает вам счастливого Рождества и Нового Года". Тем
не менее, если партнер по бизнесу одновременно является хорошим знакомым
представителей руководства компании, и отношения выходят за рамки только
делового партнерства, можно направить поздравление мужу и жене по их до-
машнему адресу, даже в том случае, когда отправитель поздравительной
открытки лично не знаком с супругой своего коллеги.
Все открытки с личными поздравлениями с Рождеством следует надписы-
вать от руки. Это прежде всего относится к секретарям, которые отсылают
множество поздравительных открыток от имени фирмы или от имени своего
начальника. Не стоит в данном случае пользоваться и автоматом, механи-
чески проставляющим адреса на конвертах. Чтобы написать адрес от руки,
вам потребуется не больше времени, чем вставить конверт в машинку, напе-
чатать адрес и вынуть конверт; а с помощью влажной губки можно быстро и
без особого труда наклеить марку. Стандартный конверт с напечатанным на
нем адресом очень просто спутать с рекламным и выкинуть, не вскрывая, в
корзину для мусора. Напечатанный на почтовой открытке адрес сразу же
создает впечатление того, что она носит исключительно деловой характер.
Даже в том случае, когда число рассылаемых поздравительных открыток нас-
только велико, что секретарю очень трудно все их надписать, адреса на
открытках, посылаемых от имени шефа, все равно необходимо писать от ру-
ки.
ДЕЛОВЫЕ ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ
На обычной деловой визитной карточке торгового агента или любого дру-
гого сотрудника, не занимающего руководящий пост, в центре поля печата-
ется название и адрес компании, в нижнем левом углу - имя сотрудника, а
номер телефона - внизу справа. Если у компании несколько телефонных но-
меров, на карточке следует писать тот из них, по которому можно свя-
заться с владельцем карточки или передать для него сообщение. Если все
звонки проходят через центральный коммутатор, лучше указать и добавочный
номер владельца карточки. На визитных карточках торговых компаний вполне
допустимо делать цветные надписи, помещать эмблему фирмы или рисунок.
MY PARTY ENTERTAINMENTS, INC.
16 Centre Street Ames, Iowa 50010
Alen Lewiston Sales Representative 515-555-3888
Руководящий сотрудник проставляет свое имя в центре карточки, долж-
ность указывается более мелким шрифтом под именем или внизу слева. Наз-
вание и адрес компании набираются в левом нижнем углу, а номер телефона
- в нижнем правом. При этом следует писать прямой телефон в кабинет ру-
ководителя, а не общий номер коммутатора фирмы. Кроме того, на служебной
визитной карточке можно дать и номер факса. Визитные карточки руководя-
щих сотрудников компании выполняются на бумаге хорошего качества методом
тисненой печати или термографии.
Размер деловой визитной карточки составляет обычно три на полтора-два
дюйма. На ней указывается то имя, под которым владелец известен в мире
бизнеса. Например, если полное имя женщины - Элизабет Морган Розетти, но
в деловых кругах она предпочитает опускать второе имя, то и на карточке
следует написать только "Элизабет Розетти", учитывая, что обращения и
звания на деловых визитных карточках (мистер, Ms., миссис, мисс, доктор
и т.д.) перед именем никогда не ставятся.
В светской жизни деловые визитные карточки не следует использовать
никогда. Ответственные сотрудники или руководители предприятий не должны
вкладывать эти визитные карточки в букет цветов, посылаемый заболевшему
коллеге, писать на обратной стороне приглашения, а также оставлять слу-
жебные визитки, нанося светские визиты. Сфера применения строго ограни-
чивается самим названием - служебная.
MARSHAHOLLIS
Sales Manager
Ebb Tide Company Columbus, Ohio 43200 614-555-7400
STEPHEN VIOLA Vice-President, Sales and Marketing
Rollins Research Telephone 317-555-1234 Wayne, Indiana 47899 Fax
317-555-1200
Такую карточку можно вручить потенциальному клиенту или же деловому
партнеру, с которым вы надеетесь установить контакт. Ее можно также
прикрепить скрепкой к официальному письму человеку, с которым вы ведете
или надеетесь вести дела, чтобы тот смог положить вашу карточку вместе
со служебными визитками других деловых партнеров или в случае необходи-
мости взять ее с собой на встречу.
В некоторых европейских странах при встрече принято непременно обме-
ниваться деловыми визитными карточками. Поэтому, уезжая в заграничную
командировку, не забудьте запастись достаточным количеством служебных
визитных карточек.
ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ
Независимо от того, посылаете ли вы информацию, записанную на аудио-
или видеопленке, отправляете ли письмо по факсу или электронной почте,
корреспонденция ваша должна соответствовать всем правилам и нормам,
распространяющимся на светские или деловые послания. Текст такого рода
писем ни в коем случае не должен быть личным, чтобы вы не оказались в
неловком положении в том случае, если ваше послание окажется в чужих ру-
ках. Письмо следует писать аккуратно, разборчиво и корректно, а если вы
посылаете аудиозапись - качество ее звучания не должно вызывать нарека-
ний.
Аудио- и видеокассеты в качестве писем
Аудио- и видеокассеты - один из самых привлекательных видов посланий
не только для бабушек и дедушек, живущих далеко от вас, но и для других
ваших родственников и друзей, с которыми вы редко встречаетесь. Голос
или образ любимого человека создают явственное ощущение личного общения,
которого нельзя добиться при помощи обычного письма. Разумеется, важно
сначала выяснить, есть ли у ваших адресатов соответствующая аппаратура
для прослушивания аудиокассет или для просмотра видеофильмов.
Видеокассеты, используемые в деловых целях, помогут сэкономить время
и представить передаваемую информацию более ясно и наглядно. Они не
должны сопровождаться личными комментариями или фоновой музыкой, что
только мешает и отвлекает получателя. Если вы предлагаете светящуюся вы-
веску на фасад здания, а члены совета, к примеру, не имеют возможности
съездить и посмотреть, как выглядит такая же вывеска, уже установленная
на одном из зданий, видеофильм с запечатленным во всех ракурсах фасадом
послужит прекрасным дополнением к вашему предложению. Видеозапись может
сопровождаться вашими комментариями по поводу угла съемки объекта или
места расположения вывески, однако во время съемки не стоит рассказывать
анекдоты или снимать фильм из окна автомобиля с включенным на полную
мощность радиоприемником.
Факсимильные аппараты
Благодаря факсу стало возможным посылать письменные сообщения в счи-
танные минуты. При правильном использовании факсовый аппарат служит ве-
ликолепным средством отправки корреспонденции, которая ранее направля-
лась по почте, с максимальной задержкой в один день. Однако не следует
забывать, что факс - это сложное техническое устройство, которое не тер-
пит неумелого обращения ни в домашних условиях, ни на работе. Некоторые
имеют факсы дома, что делает такой способ общения более личностным. Од-
нако в основном факсимильные аппараты устанавливаются в офисах, и пос-
ланное по факсу сообщение может прочитать каждый, кто умеет работать с
этим устройством. Даже пометка "конфиденциально" не поможет сделать ваш
документ секретным, если только получатель в момент передачи сообщения
не стоит рядом с аппаратом и сам не принимает послание.
Следовательно, факсовое сообщение должно отправляться строго по наз-
начению, не содержать секретных материалов, быть кратким и корректным.
Это средство связи нельзя назвать дешевым, поэтому нужно следить, чтобы
факсимильный аппарат компании не использовался в личных целях. Даже если
стоимость передачи сообщения оплачивает отправитель, получатель все рав-
но несет расходы на факсовую бумагу. Большинство современных факси-
мильных аппаратов снабжено автоматической электронной системой, предос-
тавляющей список телефонных номеров, на которые передавалось сообщение.
Опасение разоблачения сотрудника, решившего послать по факсу сообщение
частного характера, естественно, не должно быть причиной, удерживающей
его от такого шага. Однако существование этой автоматической системы
контроля порой служит дополнительным предостережением от использования
факсимильных аппаратов в личных целях, подкрепляя честность каждого из
сотрудников.
Факс не заменяет другие средства связи. Откладывать, к примеру, на
последний момент отправку приглашения, а затем посылать его по факсу -
недопустимо. Не принято отправлять по факсу отчеты и другие служебные
материалы, если в них нет срочной необходимости. Кроме того, вы вынудите
получателя нести дополнительные расходы, особенно в том случае, если за-
держка передачи информации произошла по вашей вине. К тому же, как про-
фессионал вы только проиграете, представив запоздалый отчет на факсовой
бумаге, вместо того чтобы отправить информацию вовремя в привычной для
вас форме. И поскольку факс - это не личное средство общения, его не
следует использовать для частных приглашений или сообщений.
На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен
быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и ко-
личество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил
весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно ука-
зать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было
доставлено точно по назначению.
Электронная почта
Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146