Вместо того чтобы сломя голову закупать новейшее и мощнейшее оборудо-
вание для каждого сотрудника, менеджерам компаний всех калибров сначала
надо призадуматься: а каким бы они хотели видеть свой бизнес ? Какие
процессы в нем существенны, какие базы данных играют ключевую роль ? В
идеале - продумать информационные потоки.
Например, когда Вам звонит заказчик, вся ли связанная с ним информа-
ция (состояние счетов, любые жалобы, список сотрудников, занимавшихся
этим клиентом) немедленно выводится на экран ? Подобная технология хоро-
шо известна, и клиенты, естественно, ожидают соответствующего уровня
сервиса. Если Ваши системы не справляются с моментальным отображением
деловой информации или прайс-листов, Вы рискуете проиграть конкуренту,
который лучше использует преимущества этой технологии. Скажем, некоторые
автомобильные компании собирают и централизованно хранят сервисную ин-
формацию, чтобы любой дилер мог быстро проверить данные по конкретной
машине или проанализировать закономерность систематических неполадок.
Фирма должна также досконально изучить свою внутреннюю жизнь (провер-
ка сотрудников, планирование, анализ продаж, разработка продукции и др.)
и определить, насколько сети и другие информационные инструменты облег-
чают решение самых разных задач.
В нашем отношении к компьютерам и их использованию произошел заметный
сдвиг. В детстве компьютеры представлялись мне чем-то огромным и очень
мощным. Их устанавливали у себя банки и авиакомпании. Они были инстру-
ментами крупных организаций, частью большого бизнеса, который и этой
чертой (среди прочих) отличался от мелких фирм с их пишущими машинками.
Но сегодня персональный компьютер (недаром его так назвали !) -
инструмент индивида, даже в крупной компании. И теперь мы относимся к
компьютеру как к личной вещи, которая помогает в работе лично нам.
Кто работает в одиночку - создает документы, проверяет новые идеи, с
помощью персонального компьютера может делать это гораздо лучше. Один из
луддитов (участники движения конца восемнадцатого века, выступавшие про-
тив внедрения машин) вполне мог спросить: "Разве улучшился бы почерк у
Черчилля, пользуйся он текстовым процессором ? Или Цицерон стал бы от
этого красноречивее, выступая в римском Сенате ?" Критики подобного тол-
ка почему-то считают: раз гении прошлых эпох обходились без современных
инструментов, значит, еще неизвестно, усилят ли творческий потенциал че-
ловека более качественные инструменты. Конечно, насколько персональные
компьютеры помогают художнику, вопрос пока спорный, но то, что они повы-
шают эффективность деловых процессов, совершенно очевидно. Возьмем обыч-
ного репортера. История знает многих талантливых журналистов, но прове-
рять факты и передавать материалы в редакцию сегодня гораздо легче, чем
раньше; кроме того, появилась возможность поддерживать электронную связь
с источниками новостей, редакторами и даже читателями. Плюс ко всему
стало проще включать в материалы высококачественные схемы и рисунки. Вы
только взгляните как подаются теперь научные темы. Лет двадцать или
тридцать назад научные иллюстрации высшего качества можно было встретить
только в солидных научных изданиях или на глянцевых страницах специали-
зированных журналов типа Scientific American. А сегодня научные статьи
прекрасно оформлены даже в газетах - отчасти потому, что программное
обеспечение для персональных компьютеров легко справляется с самыми за-
мысловатыми чертежами и иллюстрациями.
Не все предприятия получают одинаковый выигрыш от применения персо-
нальных компьютеров. В наибольшей степени выиграли малые предприятия,
потому что недорогие аппаратные и программные средства помогли им успеш-
но конкурировать с транснациональными корпорациями. В крупных организа-
циях наблюдается тенденция к специализации: одно подразделение пишет до-
кументацию, другое - занимается счетами, третье - обслуживанием клиентов
и т.д. Обращаясь в крупную фирму, чтобы обсудить, например, финансовую
проблему, Вы ждете, что соответствующий специалист быстро ответит на Ва-
ши вопросы.
В то же время уровень ожиданий при обращении к небольшой фирме совсем
иной, поскольку понятно, что она не может нанимать большой штат специа-
листов. Когда свое дело или, скажем, магазин открывает какой-то индивид,
он взваливает на свои плечи все: документацию, счета, клиентов. Иногда
просто диву даешься, с каким количеством самых разных дел приходится уп-
равляться владельцу малого предприятия. А ведь он может приобрести один
персональный компьютер и несколько программных пакетов и получить тем
самым электронную поддержку всех своих занятий. И в результате малое
предприятие действует эффективнее "тяжелой артиллерии".
Однако крупные компании выигрывают в другом. Применение персональных
компьютеров улучшает доступ к всевозможной информации. Персональные
компьютеры покончили с громадными издержками, которые плодили всяческие
совещания по координации работы подразделений, выработке единой политики
и прочим внутренним проблемам. Именно поэтому от внедрения электронной
почты крупные предприятия получили гораздо больше, чем малые.
Использование информационных инструментов внутри Microsoft началось с
перехода на компьютерные распечатки отчетов. Во многих компаниях, заходя
в кабинет менеджера высшего звена, видишь на полках переплетенные в кни-
ги компьютерные распечатки с ежемесячной финансовой отчетностью, правда,
покрытые толстым слоем пыли. В Microsoft подобные материалы доступны
только на экранах компьютеров. Если кому-то нужны подробности, он (или
она) изучает нужные цифры за определенный период, по определенному реги-
ону или отбирает их по иному критерию. Когда мы впервые ввели оператив-
ную систему финансовой отчетности, сотрудники начали видеть цифры в но-
вом ракурсе. Они, например, стали задумываться над тем, почему наша доля
рынка в одном регионе отличается от нее где-то в другом регионе. Начав
сообща работать с информацией, мы обнаружили кое-какие ошибки. Сотрудни-
ки группы обработки данных потом долго каялись, но... "Очень сожалеем об
этих ошибках, - говорили они, - однако мы собираем и выдаем эти цифры
каждый месяц вот уже целых 5 лет. Проблемы были там с самого начала, и
никто ни разу не упомянул о них". А все потому, что печатную информацию
не воспринимали в той мере, которая позволила бы отловить ошибки.
Гибкость, достигаемую за счет перевода информации в электронную фор-
му, трудно описать тому, кто не работал с компьютерами. Но лично я те-
перь больше не смотрю финансовую отчетность на бумаге - только в элект-
ронном виде.
Появление в 1978 году первых электронных таблиц стало большим дости-
жением. Они позволили вставлять в ячейки таблиц любые формулы. Элементы
формул могут ссылаться на другие ячейки. Поэтому изменение одного значе-
ния приводит к немедленному пересчету и всех связанных с ним значений.
Тем самым, благодаря электронным таблицам, Вы можете проигрывать сцена-
рии типа "а что если", моментально выявляя эффект от любого изменения.
Некоторые современные электронные таблицы предусматривают множество
разных способов для отображения табличных данных. Простые команды осу-
ществляют фильтрацию и сортировку данных. Наиболее знакомое мне приложе-
ние этого типа, Microsoft Excel, включает функцию создания сводных таб-
лиц (pivot table feature). Эта функция обеспечивает просмотр итоговой
информации самыми разными способами и существенно облегчает восприятие
числовых данных. Критерий выборки информации для сводной таблицы изменя-
ется простым щелчком выделенных ячеек или перемещением мышью заголовка
столбца с одной стороны таблицы на другую. Тем самым табличные данные
можно представить и обобщенной сводкой, и развернутым анализом по любой
категории данных, и подробным отчетом.
В Microsoft такие сводные электронные таблицы ежемесячно рассылаются
всем менеджерам; они содержат данные по сбыту: отдельно по подразделени-
ям и конкретным продуктам, а также по текущему и прошлому бюджетному го-
ду. Далее каждый менеджер быстро выстраивает эту информацию в нужном ему
(или ей) виде. Менеджеры по сбыту могут сравнить объем продаж в своем
регионе с тем, что планировалось, или с цифрами предыдущего года. А ме-
неджеры, отвечающие за сбыт определенных продуктов, могут проанализиро-
вать объем их реализации по странам и т.д. В общем, электронные таблицы
дают тысячи возможностей - только щелкни кнопкой мыши.
Рост быстродействия вскоре позволит персональным компьютерам выводить
трехмерную графику очень высокого качества, что, в свою очередь, позво-
лит отображать данные эффективнее и нагляднее, чем это возможно в нынеш-
них двумерных презентациях. Прочие достижения еще больше упростят анализ
баз данных, Вы даже сможете вслух спрашивать: "Какой продукт идет лучше
всех ?"
Такие инновации сначала проявятся в пакетах офисных приложений -
комплексах текстовых процессоров, электронных таблиц, систем подготовки
презентаций, систем управления базами данных и электронной почты. Неко-
торые заявляют, что эти инструменты уже настолько напичканы всяческими
"наворотами", что нет никакой необходимости в новых версиях. Но и 5, и
10 лет назад им подобные говорили то же самое. Думаю, через несколько
лет, когда в ядро приложений будут включаться механизмы распознавания
речи, поддержки дружеских интерфейсов и средств подключения к информаци-
онной магистрали, у программ появятся совершенно новые возможности,
чрезвычайно привлекательные как для фирм, так и для отдельных пользова-
телей.
Самый большой скачок в производительности и самые большие перемены в
стиле работы готовит нам переход на широкомасштабное использование се-
тей. Изначально персональные компьютеры лишь упрощали обработку докумен-
тов, которые затем распечатывали и рассылали в конвертах. Первые сети,
объединявшие не более двадцати ПК, позволяли использовать один принтер
для нескольких компьютеров и хранить файлы на центральных серверах. В
дальнейшем сети стали расширять, соединяя их друг с другом и с Internet,
расширяя таким образом круг пользователей, которые могли связываться
между собой. Сегодня такая связь ограничивается в основном передачей ко-
ротких текстовых файлов, но со временем появится реальная возможность
обмена и теми документами, о которых я рассказывал в шестой главе. Ком-
пании, стремящиеся к тому, чтобы каждый сотрудник выиграл от преимуществ
совместного использования документов, устанавливают обширные сети, нев-
зирая на их высокую стоимость. Например, подразделение Microsoft в Гре-
ции, оплачивая подключение к нашей глобальной сети, расходует больше
средств, чем на зарплату сотрудников.
Сегодня электронная почта становится основным способом обмена сообще-
ниями. В ней даже приняты своего рода соглашения по употреблению опреде-
ленных сочетаний символов. Чтобы подчеркнуть ироничность фразы, введите
подряд три символа: двоеточие, дефис и закрывающую круглую скобку. Полу-
чившийся значок :-), если смотреть на него сбоку, немного напоминает
улыбающуюся рожицу. Например, Вы написали: "Не уверен, что это хорошая
мысль :-)", и тогда "улыбка" в конце предложения сказала бы Вашему адре-
сату, что Вы произносите эти слова добродушно, по-дружески. Замена пос-
леднего символа на открывающую круглую скобку превращает смеющееся лицо
в хмурое :-(, подчеркивая Ваше разочарование. Такие "значки эмоций"
(emoticons), дальние родственники восклицательного знака, вероятно, ис-
чезнут с переводом электронной почты в среду, способную нести звук и ви-
деоизображения.
Обмен информацией внутри предприятий традиционно строился на рассылке
всевозможных бумаг, телефонных переговорах и/или совещаниях. При этом на
выработку продуманных решений уходила масса времени и денег. Неэффектив-
ность такого ведения дел очевидна. Компании, действующие по старинке,
рискуют проиграть конкурентам, принимающим решения быстрее, с меньшими
затратами и, вероятно, с меньшим числом звеньев в цепочке управления.
В Microsoft (как в фирме, работающей в области технологий) электрон-
ные коммуникации используются давно. Первую систему электронной почты мы
установили еще в начале восьмидесятых. Даже когда у нас было всего 12
сотрудников, она давала заметный эффект и быстро превратилась в главную
форму внутриофисной связи. Электронная почта заменила служебные и док-
ладные записки, семинары, отчеты о командировках и телефонные перегово-
ры. Она сказалась на продуктивности труда нашей, тогда еще небольшой
компании, ну а сегодня, когда у нас тысячи сотрудников, без нее просто
как без рук !
Электронной почтой пользоваться очень легко. Чтобы написать и отпра-
вить электронное сообщение, я "нажимаю" большую кнопку с меткой
"Compose" (Сообщение). На экране появляется простая форма. Сначала я
вписываю туда имя лица (или лиц), которому предназначено мое сообщение,
или выбираю его (их) из электронной адресной книги. Я могу даже указать,
что хочу отправить сообщение сразу целой группе корреспондентов. Напри-
мер, я часто пересылаю информацию ведущим сотрудникам, занятым проектом
Microsoft Office, и поэтому в моем адресном списке есть и такой адресат
- "Offiсе". Если я его выберу, информация дойдет до всех, кого она каса-
ется. При передаче сообщения в поле "From" (От кого) автоматически появ-
ляется мое имя. Затем я ввожу в сообщение его краткий заголовок. Теперь
получатель сразу поймет, о чем оно и от кого. После этого я набираю
текст сообщения.
Электронное сообщение - обычно одно-два предложения без всяких любез-
ностей и шуточек.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49