сиденье для унитаза
Со временем мы вскрыли целый ряд недостатков в процессах подготовки материалов к тиражированию. Так, однажды кто-то решил применить для оформления упаковочных коробок специальные шрифты, не позаботившись проверить, доступны ли они в производственных подразделениях в остальных частях света. В результате выпуск ряда наших продуктов опоздал к началу праздничного сезона покупок на потребительском рынке Австралии. Это было очень неприятно.
В конце концов «хозяева» процессов из всех подразделений собрались вместе, чтобы определить единый глобальный процесс, предусматривающий применение для улучшения координации работ электронного инструментария. Было разработано специальное приложение, осуществляющее контроль за движением всех используемых в производстве компонентов — от упаковочных коробок и наклеек на них до рисунков и собственно программного кода. Наличие этой информации в корпоративной сети позволяет менеджерам по продуктам и другим сотрудникам отслеживать ход интересующих их работ. Теперь у нас есть единый, хорошо специфицированный электронный процесс, среди многочисленных преимуществ которого — гарантия того, что любое усовершенствование, придуманное в одном из подразделений, будет использоваться по всей организации.
Приблизительно в то же время мы начали передавать тиражирование ПО на внешний подряд. Это потребовало готовить весь комплект необходимых материалов «под ключ» точно к оговоренному контрактом сроку. Производственный процесс должен был стать даже еще более прозрачным: зависимым только от заданных спецификаций, а не от усилий конкретных людей. Одним из лозунгов этого преобразования было: «не допускать массового героизма производственного персонала». Электронный инструментарий, с успехом внедренный внутри компании, оказался теперь применен для координации заключительных этапов производства, переданных на подряд самостоятельной внешней организации. В дополнение к приложению, применявшемуся для контроля за движением компонентов продуктов внутри Microsoft, мы разработали аналогичный инструмент, с помощью которого внешние партнеры могли определять текущую степень готовности предназначенных для них компонентов. Различные партнеры, включая и тех, что занимались тиражированием, использовали эту программу также для получения по Сети электронных материалов и для заказа неэлектронных. В данном случае новый инструментарий позволил нам не только решить внутренние проблемы, но и передать внешнему подрядчику ряд дополнительных функций — скорректировав, таким образом, демаркацию границы между компаниями.
Может возникнуть вопрос, а зачем было вообще связываться с тиражированием? Раньше, не имея электронных процессов, мы просто были лишены выбора. Сегодня же информационный инструментарий достиг такого уровня совершенства, что вполне можно передать тиражирование на внешний подряд и быть уверенным, что продукция производится в точном соответствии со спецификациями. Также и во многих других случаях мы предпочитаем держать в штате только базовую команду профессионалов, которые взаимодействуют с привлеченными к работе внешними специалистами через Интернет.
За пять-шесть месяцев, прошедших после создания этих команд, они не только усовершенствовали процессы, причинявшие нам реальные неприятности, но и обезвредили ряд «бомб замедленного действия», которые еще не успели себя проявить. Новый инструментарий позволяет идентифицировать потенциальные противоречия внутри процессов и организовывать их разрешение еще до того, как они приведут к каким-либо неприятностям. Кстати, а как оценить значение для бизнеса проблемы, которая так ни разу и не проявилась?
СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА КАК ФУНДАМЕНТА РЕШЕНИЯ
История разработки программы HeadTrax для внутреннего применения в Microsoft может служить хорошим примером того, как симбиоз потребностей бизнеса с возможностями технологии позволяет строить новые процессы, само существование которых в доэлектронном мире было просто невозможно. HeadTrax представляет собой систему автоматизации оборота электронных документов, связанного с кадровыми изменениями (такими, как прием на работу новых сотрудников, повышения, переводы внутри подразделений или в другие подразделения).
История ее разработки демонстрирует, что иногда правильное видение задачи приходит лишь после нескольких итерационных приближений. Неполное понимание целей является важнейшей проблемой в любом технологическом проекте — именно по этой причине удача обычно чаще сопутствует тем, кто начинает со скромных масштабов, а в дальнейшем наращивает их, опираясь на полученный опыт. Как бы тщательно ни составлялся план работы, всегда может оказаться, что понимание пользовательских нужд, положенное в его основу, не было достаточно полным. Думаю, потратив полтора года на разработку комплексного решения, будет очень неприятно осознать, что получилось не совсем то, что требовалось, или что за это время изменились внешние условия. Намного лучше будет воспользоваться инструментарием, позволяющим получить работоспособную систему уже через полгода, а затем продолжить ее совершенствование с учетом пользовательских откликов.
Поначалу первая версия нашей программы автоматизации документооборота, связанного с кадровыми изменениями, представлялась в наилучшем свете — но лишь до тех пор, пока электронные формы не стали поступать на утверждение в электронные почтовые ящики вице-президентов Microsoft. Если одним из них даже понравилось самим управлять по сети большинством кадровых изменений, то другие предпочли бы иметь дело с назначениями, переводами или наймом только работников самого высшего уровня. А руководители крупных подразделений оказались просто физически не в состоянии управляться со свалившимся на них объемом дополнительной работы. Старая бумажная система была хорошо приспособлена для того, чтобы перекладывать работу на заместителей, и мы немедленно занялись встраиванием этой возможности в электронную. Вторая версия HeadTrax уже обладала всеми необходимыми функциями, но качество их работы оставляло желать лучшего. Время от времени важные назначения проходили мимо вице-президентов, а приказы о незначительных кадровых изменениях попадали к ним на «электронные столы». Тогда мы привлекли к сотрудничеству консалтинговую компанию Andersen Consulting и выяснили, что у нас на 15 основных групп приходится 12 различных процессов утверждения кадровых изменений. Сосредоточив внимание на этих процессах, мы смогли сократить их число с 12 до 3 и составить четкие спецификации, которые легли в основу версии HeadTrax 3.0.
Система HeadTrax предназначается для обработки документов, связанных с кадровыми изменениями. Функция «Work on behalf» позволяет менеджеру делегировать свои полномочия другим людям, обеспечивая высокую гибкость без создания дополнительной сложности. Перевод на электронные рельсы одного процесса часто вскрывает потребность в автоматизации также и других связанных с ним процессов. Успех применения HeadTrax для работы с учетными данными штатных сотрудников компании подал нам идею распространить этот подход и на администрирование временных работников.
Сегодня менеджеры инициируют все кадровые транзакции со своими подчиненными по сети. Любой визирующий руководитель может вернуть представление обратно его автору, чтобы тот внес изменения и запустил процесс с самого начала (все эти операции осуществляются исключительно электронными средствами). Или он может просто подкорректировать документ, поставить свою визу и пустить его дальше по обычному маршруту. В случае модификации документа все, кто принимает участие в работе над ним, получат по электронной почте уведомления со ссылкой, по которой можно просмотреть его новый текст. Исторически основная часть возвратов бумажных представлений на кадровые изменения имела своими причинами различные мелкие недоработки и ошибки в использовании кодовых обозначений. Программа HeadTrax покончила с этими неприятностями практически полностью.
Самой важной из ее функций оказалась возможность для менеджера организовать делегирование своих полномочий и обязанностей по кадровой работе другим лицам с учетом категории представления. Например, вице-президент может передать своему помощнику по административной части право визировать перестановки и назначения, осуществляемые в рабочем порядке, а изменение размеров заработной платы и продвижение по служебной лестнице рядовых сотрудников вообще вверить главам соответствующих подразделений. Эта функция, которая называется «Work on behalf», позволяет высшим руководителям при недостатке времени отказаться от изучения каждого нового назначения или повышения, не опасаясь, что кадровый процесс без них замрет.
А если, например, потребуется перевести целый коллектив в тысячу человек в другое учетно-калькуляционное подразделение или в ходе реорганизации произвести обширные перестановки в каком-либо подразделении, помощник по административной части сможет выделять целые группы сотрудников и применять к ним необходимые операции одним нажатием на кнопку мыши.
Дополнительную гибкость придает системе функция маршрутизации. Перед передачей в отдел кадров менеджер может направить свое представление на дополнительное визирование тем или иным руководителям — например, если кто-то из вышестоящих начальников требует согласования с ним кадровых изменений определенного рода (таких, как продвижение по службе). Сфера применения системы HeadTrax не ограничивается одной административной работой. Например, можно, введя имя любого сотрудника, получить информацию обо всех, кто стоит выше и ниже его в организационной иерархии. Кроме того, это ПО позволяет динамически генерировать схемы организационных структур и настраивать их представление с учетом ряда параметров — таких, как полное имя, номер телефона, номер кабинета, номер структурного подразделения и т.п.
Теперь, когда весь этот путь уже пройден, HeadTrax представляется очевидным решением, программой, которая будет полезна любой компании средних или крупных масштабов. Ее роль не ограничивается простой очисткой столов руководящих работников от лишних бумаг, связанных с кадровыми перемещениями. Она служит механизмом автоматической передачи необходимых сведений в бухгалтерскую и бюджетную системы. А это гарантирует согласованную работу всех систем, используемых для ведения бизнеса.
Поскольку HeadTrax эксплуатируется все же еще сравнительно недавно, точно оценить экономию времени и сил, достигнутую благодаря внедрению этой системы — например, на потерях из-за не составленной в должные сроки или неполной документации и на работе по многократному вводу данных, — представляется довольно затруднительным. Можно лишь сказать, что к концу 1998 года через нее проходило по 8 тысяч транзакций ежемесячно. Приказы, не требующие специального изучения в отделе кадров — а таких в общей массе насчитывается не менее 90%, — совершают свой цикл в системе в течение 24 часов. В остальных случаях времени тратится несколько больше, но это связано с необходимостью выполнения процедур, не использующих электронные технологии, — таких, как проведение собеседования с увольняющимся работником.
HeadTrax повышает качество отчетности, позволяя линейным менеджерам и сотрудникам отдела кадров в любое время получить информацию о текущем состоянии всех производимых в данный момент кадровых перемещений. Так, просматривая данные о численности работников и наличии вакансий в различных группах своего подразделения, руководитель может заметить, что в одной из них ощущается более сильный кадровый дефицит, чем в других. Сделав такое открытие, он, вероятно, подумает, а не порекомендовать ли ответственному за набор новых сотрудников в эту группу активизировать усилия и не предложить ли ему помощь других рекрутеров.
Специалисты отдела кадров не считают простановку виз на каждом приказе о кадровом перемещении наилучшим способом занять свое время. Поэтому для них был разработан специальный электронный инструмент, освобождающий от выполнения рутинной работы и сбора данных для анализа тенденций в движении кадров. Кто-нибудь из высших руководителей отдела кадров может, например, просмотреть с помощью контрольно-статистических функций HeadTrax все отвергнутые представления в поиске закономерности, свидетельствующей о недостаточной осведомленности менеджеров в кадровых вопросах или о каком-либо функциональном недостатке системы. Или еще можно провести анализ текучести кадров для выявления причин, по которым в одних отделах она оказывается выше, чем в других: нет ли какой-либо нерешенной проблемы, заставляющей людей увольняться. HeadTrax не только рационализирует процесс с точки зрения специалистов основных подразделений, но и позволяет отделу кадров изменить свою роль в организации. Непосредственная доступность статистики таких событий, как переводы и увольнения, стоит много большего, чем сокращение издержек или экономия рабочего времени кадровиков.
Идентификация главной, первоочередной цели любого процесса открывает прямой путь к выявлению в нем недостатков и далее к их устранению. Идет ли речь о производственном или административном процессе, всегда должна ставиться фундаментальная цель его рационализации: сокращение до минимума числа участников и «передач мяча» между ними. Оптимизация «бумажных» процессов представляет исключительную сложность. А электронная технология позволяет сразу перейти на значительно более совершенный процесс вместо того, чтобы возиться с вариациями старых «бумажных» процедур, добиваясь лишь малосущественных улучшений. Настоящий прорыв в совершенствовании процессов происходит в результате соединения хорошо продуманных решений с возможностями их реализации, которые открывают электронные информационные потоки.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70
В конце концов «хозяева» процессов из всех подразделений собрались вместе, чтобы определить единый глобальный процесс, предусматривающий применение для улучшения координации работ электронного инструментария. Было разработано специальное приложение, осуществляющее контроль за движением всех используемых в производстве компонентов — от упаковочных коробок и наклеек на них до рисунков и собственно программного кода. Наличие этой информации в корпоративной сети позволяет менеджерам по продуктам и другим сотрудникам отслеживать ход интересующих их работ. Теперь у нас есть единый, хорошо специфицированный электронный процесс, среди многочисленных преимуществ которого — гарантия того, что любое усовершенствование, придуманное в одном из подразделений, будет использоваться по всей организации.
Приблизительно в то же время мы начали передавать тиражирование ПО на внешний подряд. Это потребовало готовить весь комплект необходимых материалов «под ключ» точно к оговоренному контрактом сроку. Производственный процесс должен был стать даже еще более прозрачным: зависимым только от заданных спецификаций, а не от усилий конкретных людей. Одним из лозунгов этого преобразования было: «не допускать массового героизма производственного персонала». Электронный инструментарий, с успехом внедренный внутри компании, оказался теперь применен для координации заключительных этапов производства, переданных на подряд самостоятельной внешней организации. В дополнение к приложению, применявшемуся для контроля за движением компонентов продуктов внутри Microsoft, мы разработали аналогичный инструмент, с помощью которого внешние партнеры могли определять текущую степень готовности предназначенных для них компонентов. Различные партнеры, включая и тех, что занимались тиражированием, использовали эту программу также для получения по Сети электронных материалов и для заказа неэлектронных. В данном случае новый инструментарий позволил нам не только решить внутренние проблемы, но и передать внешнему подрядчику ряд дополнительных функций — скорректировав, таким образом, демаркацию границы между компаниями.
Может возникнуть вопрос, а зачем было вообще связываться с тиражированием? Раньше, не имея электронных процессов, мы просто были лишены выбора. Сегодня же информационный инструментарий достиг такого уровня совершенства, что вполне можно передать тиражирование на внешний подряд и быть уверенным, что продукция производится в точном соответствии со спецификациями. Также и во многих других случаях мы предпочитаем держать в штате только базовую команду профессионалов, которые взаимодействуют с привлеченными к работе внешними специалистами через Интернет.
За пять-шесть месяцев, прошедших после создания этих команд, они не только усовершенствовали процессы, причинявшие нам реальные неприятности, но и обезвредили ряд «бомб замедленного действия», которые еще не успели себя проявить. Новый инструментарий позволяет идентифицировать потенциальные противоречия внутри процессов и организовывать их разрешение еще до того, как они приведут к каким-либо неприятностям. Кстати, а как оценить значение для бизнеса проблемы, которая так ни разу и не проявилась?
СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА КАК ФУНДАМЕНТА РЕШЕНИЯ
История разработки программы HeadTrax для внутреннего применения в Microsoft может служить хорошим примером того, как симбиоз потребностей бизнеса с возможностями технологии позволяет строить новые процессы, само существование которых в доэлектронном мире было просто невозможно. HeadTrax представляет собой систему автоматизации оборота электронных документов, связанного с кадровыми изменениями (такими, как прием на работу новых сотрудников, повышения, переводы внутри подразделений или в другие подразделения).
История ее разработки демонстрирует, что иногда правильное видение задачи приходит лишь после нескольких итерационных приближений. Неполное понимание целей является важнейшей проблемой в любом технологическом проекте — именно по этой причине удача обычно чаще сопутствует тем, кто начинает со скромных масштабов, а в дальнейшем наращивает их, опираясь на полученный опыт. Как бы тщательно ни составлялся план работы, всегда может оказаться, что понимание пользовательских нужд, положенное в его основу, не было достаточно полным. Думаю, потратив полтора года на разработку комплексного решения, будет очень неприятно осознать, что получилось не совсем то, что требовалось, или что за это время изменились внешние условия. Намного лучше будет воспользоваться инструментарием, позволяющим получить работоспособную систему уже через полгода, а затем продолжить ее совершенствование с учетом пользовательских откликов.
Поначалу первая версия нашей программы автоматизации документооборота, связанного с кадровыми изменениями, представлялась в наилучшем свете — но лишь до тех пор, пока электронные формы не стали поступать на утверждение в электронные почтовые ящики вице-президентов Microsoft. Если одним из них даже понравилось самим управлять по сети большинством кадровых изменений, то другие предпочли бы иметь дело с назначениями, переводами или наймом только работников самого высшего уровня. А руководители крупных подразделений оказались просто физически не в состоянии управляться со свалившимся на них объемом дополнительной работы. Старая бумажная система была хорошо приспособлена для того, чтобы перекладывать работу на заместителей, и мы немедленно занялись встраиванием этой возможности в электронную. Вторая версия HeadTrax уже обладала всеми необходимыми функциями, но качество их работы оставляло желать лучшего. Время от времени важные назначения проходили мимо вице-президентов, а приказы о незначительных кадровых изменениях попадали к ним на «электронные столы». Тогда мы привлекли к сотрудничеству консалтинговую компанию Andersen Consulting и выяснили, что у нас на 15 основных групп приходится 12 различных процессов утверждения кадровых изменений. Сосредоточив внимание на этих процессах, мы смогли сократить их число с 12 до 3 и составить четкие спецификации, которые легли в основу версии HeadTrax 3.0.
Система HeadTrax предназначается для обработки документов, связанных с кадровыми изменениями. Функция «Work on behalf» позволяет менеджеру делегировать свои полномочия другим людям, обеспечивая высокую гибкость без создания дополнительной сложности. Перевод на электронные рельсы одного процесса часто вскрывает потребность в автоматизации также и других связанных с ним процессов. Успех применения HeadTrax для работы с учетными данными штатных сотрудников компании подал нам идею распространить этот подход и на администрирование временных работников.
Сегодня менеджеры инициируют все кадровые транзакции со своими подчиненными по сети. Любой визирующий руководитель может вернуть представление обратно его автору, чтобы тот внес изменения и запустил процесс с самого начала (все эти операции осуществляются исключительно электронными средствами). Или он может просто подкорректировать документ, поставить свою визу и пустить его дальше по обычному маршруту. В случае модификации документа все, кто принимает участие в работе над ним, получат по электронной почте уведомления со ссылкой, по которой можно просмотреть его новый текст. Исторически основная часть возвратов бумажных представлений на кадровые изменения имела своими причинами различные мелкие недоработки и ошибки в использовании кодовых обозначений. Программа HeadTrax покончила с этими неприятностями практически полностью.
Самой важной из ее функций оказалась возможность для менеджера организовать делегирование своих полномочий и обязанностей по кадровой работе другим лицам с учетом категории представления. Например, вице-президент может передать своему помощнику по административной части право визировать перестановки и назначения, осуществляемые в рабочем порядке, а изменение размеров заработной платы и продвижение по служебной лестнице рядовых сотрудников вообще вверить главам соответствующих подразделений. Эта функция, которая называется «Work on behalf», позволяет высшим руководителям при недостатке времени отказаться от изучения каждого нового назначения или повышения, не опасаясь, что кадровый процесс без них замрет.
А если, например, потребуется перевести целый коллектив в тысячу человек в другое учетно-калькуляционное подразделение или в ходе реорганизации произвести обширные перестановки в каком-либо подразделении, помощник по административной части сможет выделять целые группы сотрудников и применять к ним необходимые операции одним нажатием на кнопку мыши.
Дополнительную гибкость придает системе функция маршрутизации. Перед передачей в отдел кадров менеджер может направить свое представление на дополнительное визирование тем или иным руководителям — например, если кто-то из вышестоящих начальников требует согласования с ним кадровых изменений определенного рода (таких, как продвижение по службе). Сфера применения системы HeadTrax не ограничивается одной административной работой. Например, можно, введя имя любого сотрудника, получить информацию обо всех, кто стоит выше и ниже его в организационной иерархии. Кроме того, это ПО позволяет динамически генерировать схемы организационных структур и настраивать их представление с учетом ряда параметров — таких, как полное имя, номер телефона, номер кабинета, номер структурного подразделения и т.п.
Теперь, когда весь этот путь уже пройден, HeadTrax представляется очевидным решением, программой, которая будет полезна любой компании средних или крупных масштабов. Ее роль не ограничивается простой очисткой столов руководящих работников от лишних бумаг, связанных с кадровыми перемещениями. Она служит механизмом автоматической передачи необходимых сведений в бухгалтерскую и бюджетную системы. А это гарантирует согласованную работу всех систем, используемых для ведения бизнеса.
Поскольку HeadTrax эксплуатируется все же еще сравнительно недавно, точно оценить экономию времени и сил, достигнутую благодаря внедрению этой системы — например, на потерях из-за не составленной в должные сроки или неполной документации и на работе по многократному вводу данных, — представляется довольно затруднительным. Можно лишь сказать, что к концу 1998 года через нее проходило по 8 тысяч транзакций ежемесячно. Приказы, не требующие специального изучения в отделе кадров — а таких в общей массе насчитывается не менее 90%, — совершают свой цикл в системе в течение 24 часов. В остальных случаях времени тратится несколько больше, но это связано с необходимостью выполнения процедур, не использующих электронные технологии, — таких, как проведение собеседования с увольняющимся работником.
HeadTrax повышает качество отчетности, позволяя линейным менеджерам и сотрудникам отдела кадров в любое время получить информацию о текущем состоянии всех производимых в данный момент кадровых перемещений. Так, просматривая данные о численности работников и наличии вакансий в различных группах своего подразделения, руководитель может заметить, что в одной из них ощущается более сильный кадровый дефицит, чем в других. Сделав такое открытие, он, вероятно, подумает, а не порекомендовать ли ответственному за набор новых сотрудников в эту группу активизировать усилия и не предложить ли ему помощь других рекрутеров.
Специалисты отдела кадров не считают простановку виз на каждом приказе о кадровом перемещении наилучшим способом занять свое время. Поэтому для них был разработан специальный электронный инструмент, освобождающий от выполнения рутинной работы и сбора данных для анализа тенденций в движении кадров. Кто-нибудь из высших руководителей отдела кадров может, например, просмотреть с помощью контрольно-статистических функций HeadTrax все отвергнутые представления в поиске закономерности, свидетельствующей о недостаточной осведомленности менеджеров в кадровых вопросах или о каком-либо функциональном недостатке системы. Или еще можно провести анализ текучести кадров для выявления причин, по которым в одних отделах она оказывается выше, чем в других: нет ли какой-либо нерешенной проблемы, заставляющей людей увольняться. HeadTrax не только рационализирует процесс с точки зрения специалистов основных подразделений, но и позволяет отделу кадров изменить свою роль в организации. Непосредственная доступность статистики таких событий, как переводы и увольнения, стоит много большего, чем сокращение издержек или экономия рабочего времени кадровиков.
Идентификация главной, первоочередной цели любого процесса открывает прямой путь к выявлению в нем недостатков и далее к их устранению. Идет ли речь о производственном или административном процессе, всегда должна ставиться фундаментальная цель его рационализации: сокращение до минимума числа участников и «передач мяча» между ними. Оптимизация «бумажных» процессов представляет исключительную сложность. А электронная технология позволяет сразу перейти на значительно более совершенный процесс вместо того, чтобы возиться с вариациями старых «бумажных» процедур, добиваясь лишь малосущественных улучшений. Настоящий прорыв в совершенствовании процессов происходит в результате соединения хорошо продуманных решений с возможностями их реализации, которые открывают электронные информационные потоки.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70