1) группу подлежащего, если она повторяется из предложения в предложение; ее можно заменить соответствующим местоимением;
2) синонимичные прилагательные, которые используются в функции определения;
3) наречия степени (очень, совершенно, весьма, вполне и т. д.);
4) некоторые глаголы, выполняющие функцию связок (является, представляет собой и т. п.), заменяя их тире;
5) придаточные предложения причины; их можно заменить сочетанием предлога с существительным.
2. Сокращение слов. Как уже говорилось, при конспектировании необходимо использовать удобные и привычные сокращения слов, так как думать над способом сокращения во время записи некогда. Если навыки сокращений слов развиты мало, необходимо работать над их совершенствованием, добиваясь автоматизма. При этом следует помнить следующие важные принципы сокращения слов:
• наибольшее количество информации приходится на начальные буквы слов;
• нельзя опускать окончания слов в тех случаях, когда они отражают связь слов в предложении (например, у существительных – падеж и число, у глаголов – лицо и время);
• сокращенное слово должно иметь «запас прочности», достаточный для его восстановления в данном контексте (например, сокращение «след.» может соотноситься с различными словами: следовательно, следующий, следовать, следователь, следствие и т. д.);
• сокращение должно оканчиваться только на букву, обозначающую согласный звук;
• незнакомые слова надо записывать полностью.
При конспектировании можно использовать следующие способы сокращения слов:
1) сокращение по первой букве.
Такой способ рекомендуется для частотных слов:
ХХ в., XIX–XX вв.,
1996 г., 1995–1996 гг.,
с.120,
н. э. (нашей эры),
г. Москва, р. Ока,
т. е. (то есть), т. к. (так как),
ж. д. (железная дорога), ж. – д. (железнодорожный),
с. х. (сельское хозяйство), с. – х. (сельскохозяйственный);
2) сокращение по нескольким первым буквам (отбрасываются суффикс и окончание).
Такой способ применим для сокращений прилагательных и причастий, за которыми следуют определяемые ими существительные:
центр. место, офиц. сообщение, геогр. название, историч. событие и т. п.;
3) пропуск нескольких букв в середине слова, вместо которых ставится дефис.
Этот способ применим ко многим словам:
ин-т, ун-т, док-во, док-ть, з-д, р-н, д-р, стр-ра, общ-во, пр-во, пром-сть, хоз-во и т. п.
Необходимо подчеркнуть, что использование таких сокращений индивидуально и в большой степени зависит от сложившейся привычки;
4) использование аббревиатур – сокращений по начальным буквам слов.
Аббревиатуры удобно использовать для обозначения ключевого понятия, о котором идет речь. Такой принцип применяется в энциклопедиях, когда слово, обозначающее заголовок статьи, сокращается одной заглавной буквой.
Например, если тема лекции – «культура речи», то при конспектировании можно пользоваться аббревиатурой КР;
5) использование математических символов.
Существует много математических символов, которыми можно заменять слова при конспектировании: >, <, =, +, знак суммы ( ? ), знак «следовательно» ( => ) и др.
Слушание в ситуации делового общения
Умение слушать собеседника является основным критерием коммуникабельности человека. Недаром древнегреческая мудрость гласит: «Нам даны два уха и только один рот, чтобы мы слушали больше, а говорили меньше». Тем не менее, как показали исследования, только не более 10 % людей умеют выслушать собеседника.
В ходе деловой беседы, когда ведется диалог между партнерами, необходимо помнить о двойственном характере процесса коммуникации – постоянном взаимодействии между собеседниками. В беседе необходимо участвовать кооперативно, внимательно слушая партнера, анализируя и сопоставляя его слова со своим собственным опытом. Принято считать, что при установлении контакта главная роль отводится говорящему, но анализ процесса общения показывает, что слушатель – далеко не последнее звено в этой цепи.
Разработаны специальные тесты, позволяющие оценить способность человека слушать. Предлагаем один из таких тестов.
Тест «Умение слушать»
Ответьте на вопросы, выбрав один из вариантов ответов:
• всегда;
• часто;
• иногда;
• никогда.
1. Даете ли вы собеседнику возможность высказаться?
2. Обращаете ли внимание на подтекст высказывания?
3. Стараетесь ли вы запомнить услышанное?
4. Обращаете ли внимание на главное в сообщении?
5. Слушая, стараетесь ли сохранить в памяти основные факты?
6. Обращаете ли вы внимание собеседника на выводы из его сообщения?
7. Подавляете ли вы свое желание уклониться от неприятных вопросов?
8. Сдерживаете ли вы раздражение, когда слышите противоположную точку зрения?
9. Стараетесь ли удержать внимание на словах собеседника?
10. Охотно ли беседуют с вами?
Оцените свои ответы по следующей шкале:
всегда – 4 балла;
часто – 3 балла;
иногда – 2 балла;
никогда – 1 балл. Если вы набрали 32 балла и более, то ваше умение слушать можно оценить на «отлично»; если у вас 27–31 балл, то вы хороший слушатель; если 22–26 баллов – посредственный; если же вы набрали менее 22 баллов, то вам необходимо тренировать навыки слушания собеседников.
В ситуации деловой беседы слушающим присущи практически те же недостатки, что и при прослушивании публичного выступления. Между тем одна из целей коммуникации состоит в том, чтобы узнать как можно больше о своем собеседнике: понять его психологию и ход мысли, оценить его деловые возможности, понять подтекст.
И. Атватер предлагает различать следующие типы слушателей, проявляющиеся в ситуации делового общения:
1) категоричный слушатель – судит о явлениях безапелляционно: «Это – хорошо» или «Это – плохо»;
2) рассудительный слушатель – думает примерно так: «Вы говорите это, чтобы я почувствовал себя виноватым» или «Теперь мне понятно, почему вы это сказали»;
3) сочувствующий слушатель – очень быстро соглашается (или выражает свое сочувствие говорящему), делая, к примеру, такие замечания: «Вы абсолютно правы» или «Я вам сочувствую»;
4) аналитический слушатель – наоборот, склонен задать вопрос: «Когда?» или сказать: «Приведите мне конкретный пример». Однако эти реакции называют «помехами» общения;
5) отзывчивый слушатель – умеет активно слушать, анализировать услышанное, сопереживать говорящему.
Очевидно, что наибольшего успеха в деловом общении может добиться именно отзывчивый слушатель.
Специалисты говорят также о разных уровнях умения слушать собеседника. Например, инструктор по управлению, кадровой политике и работе с клиентами М. Браунстин[19] выделяет четыре уровня:
• пассивное слушание;
• избирательное слушание;
• внимательное слушание;
• активное слушание.
При пассивном слушании человек молчит и никак не реагирует на слова собеседника, поэтому часто говорящий не может понять, продолжать ли ему говорить или закончить разговор.
При избирательном слушании человек слышит то, что хочет услышать. Когда предмет разговора его не интересует, он практически игнорирует собеседника – глядит в сторону, посматривает на часы или «считает ворон». Иногда может рассеянно обронить «Да, неплохо…» С другой стороны, если что-то из услышанного ему не понравится, он вдруг прерывает собеседника критическими замечаниями и становится агрессивным. В любом случае, он не воспринимает всего смысла сообщения. В результате атмосфера накаляется, возникают разногласия.
При внимательном слушании человек поддерживает зрительный контакт с собеседником и с помощью вопросов пытается глубже понять смысл сказанного. Но он не всегда последователен, так как обращает внимание только на вербальную часть сообщения, игнорируя эмоциональную – интонации голоса, мимику и пантомимику. Поэтому внимательный слушатель может определить содержание сообщения, но в полной мере понять его смысл не в состоянии.
Активное слушание – это внимательное и уважительное выслушивание и принятие того, что говорит собеседник. Слушатель схватывает полностью все сообщение – факты и эмоции, вербальные и невербальные компоненты. Активное слушание (его также называют восприимчивым или отражающим слушанием) – это единственный вид слушания, который помогает выяснить смысл высказывания и точку зрения собеседника, не вынося при этом оценочных и критических суждений. Такой «высший пилотаж» в общении называется эмпатией (эмпатия – особый вид сопереживания, участия). Активный слушатель дает собеседнику вербальную обратную связь, разъясняя и подтверждая понимание сказанного.
М. Браунстин выделяет пять механизмов активного слушания:
• открытость;
• уточнение;
• отражение чувств собеседника;
• перефразирование;
• отражающее перефразирование.
Открытость – это демонстрация готовности к доброжелательной беседе. Она достигается с помощью невербальных и вербальных средств.
Невербальные средства выражения открытости:
• отложите все дела и повернитесь лицом к собеседнику;
• поддерживайте визуальный контакт с собеседником;
• демонстрируйте адекватный интерес и внимание;
• кивайте головой;
• придайте лицу выражение внимания и терпения;
• слегка наклонитесь в сторону собеседника. Вербальные признаки выражения открытости:
«Да-да» или «Ну-ну»;
«Понимаю»;
«Да, я слушаю»;
«Правда?»;
«Конечно!»;
«Да»;
«Отлично!»
Уточнение поможет вызвать собеседника на откровенный разговор и глубже понять его идеи. Это достигается с помощью уточняющих вопросов, которые должны быть открытыми, т. е. требующими развернутого ответа. В результате можно получить более подробную информацию о предмете разговора.
Открытые вопросы обычно начинаются словами что, какой, как, расскажите, опишите и объясните:
Каковы главные выводы вашего исследования?
Как вы пришли к выводам, упомянутым в вашем докладе?
Расскажите подробнее о плане, который, по вашему мнению, поможет команде.
Приведите пример, подтверждающий вашу точку зрения.
Объясните, что вы думаете об этой рекомендации.
Задавая подобные вопросы (используя уточнение), вы вызываете собеседника на откровенный разговор. При уточнении надо стараться проявлять заинтересованность, а не вести допрос.
Отражение чувств собеседника предполагает отражение эмоций, которые слушатель получает из сообщения (обычно они выражаются невербально интонациями, тембром голоса и языком тела). При этом он действует как зеркало. Вы описываете воспринятую эмоцию и проверяете, насколько точно ее восприняли и поняли, например, с помощью таких фраз.
Вас, как я понимаю, обрадовало происходящее?
Похоже, ситуация была довольно печальной, не так ли?
Чувствую, вы начали беспокоиться. Это так?
Похоже, вы весело провели время. Правильно?
Ваше отражение построено в форме вопроса; вы просите собеседника подтвердить или уточнить то, что услышали. Это самый короткий путь к взаимопониманию. Отражение – это не допрос, поэтому фразы должны быть мягкими, спокойными и понятными.
Перефразирование сообщения – это пересказ основной идеи сообщения другими словами, чтобы проверить, насколько правильно оно понято. Как и отражение, перефразирование – это обычно одно предложение, которое завершается репликой «Правильно?» – таким образом вы просите собеседника подтвердить сказанное. Часто перефразирование начинается с вводных фраз, например, «Другими словами, вы говорите, что… важно для вас, правильно?» Вот несколько вариантов вводных фраз.
Значит, вы имеете в виду… ' Другими словами…
Если я вас правильно понял…
Отражающее перефразирование – это комбинация двух вышеописанных механизмов активного слушания. Как видно из самого названия, оно объединяет отражение эмоции и перефразирование, когда смысловая нагрузка сообщения передается и словами, и эмоциями.
Отражающее перефразирование обычно выражается одним предложением, например:
Похоже, вы разочарованы тем, что… Я правильно понимаю?
Вы, я вижу, гордитесь тем, что… Правда?
К распространенным ошибкам, которые делают люди при овладении приемами активного слушания, М. Браунстин относит следующие:
критика: пока полностью не поймешь то, что говорит собеседник, не критикуй ни его, ни его идею. Удивительно, но когда человек хорошо понимает мысль собеседника, у него пропадает желание его критиковать;
защитная реакция. Чтобы быть активным слушателем, не обязательно соглашаться со всем, что вам говорят. Но если вы раздражаетесь или переходите в контратаку, как только слышите идею, с которой не согласны, то показываете, что не способны ни слушать, ни понимать;
полемика. Некоторые хотят доказать свое превосходство, подвергая сомнению и оспаривая каждую услышанную фразу. Если собеседнику постоянно приходится доказывать свое право на собственное мнение, то, скорее всего, вы никогда не поймете, что же он хочет сказать;
советы. Хотя все любят давать советы, лучше всего это делать только в том случае, когда вас об этом просят. Не всякая озвученная мысль – это проблема, требующая немедленного решения. Активные слушатели прежде всего пытаются понять сказанное и приступают к решению проблемы, только если она действительно существует;
концентрация внимания на самом себе. Если ваши ответы на чье-то сообщение переводят разговор на вас, ваше мнение и ваши интересы, значит, вы перестали слушать и стали доминировать в беседе. Вас поблагодарят за участие, но обращаться к вам перестанут.
Обобщая изложенное, можно сформулировать правила эффективного слушания, которые призваны привести к успеху в деловой беседе:
1) настройтесь на тему беседы, ощутите внутреннюю заинтересованность;
2) сядьте поудобнее, но не расслабляйтесь, так как расслабленность отрицательно действует на мозг, мешает внимательно слушать. Правильная поза помогает сосредоточиться;
3) во время беседы не смотрите на посторонние предметы – это отвлекает, нервирует собеседника. Отмечено, что женщины больше мужчин подвержены обратной связи, поэтому чаще смотрите в глаза женщине, слушая ее;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39