Как и
большинство работающих, вы, вероятно, об-
ращаетесь с коллегами по работе значитель-
но лучше, чем с членами своей семьи. Но
даже если это так, вам все равно следует
проанализировать свое отношение к сослу-
живцам, начальникам и другим сотрудни-
кам вашего офиса. В конце концов, эти
люди часто так же важны для вашего успе-
ха, как заказчики и клиенты со стороны.
Эта глава имеет целью помочь вам укрепить
и улучшить взаимоотношения на рабочем
месте, которые вы, вероятно, считаете неиз-
меняемыми.
Как принимать гостей
Приглашая гостей к себе в офис, соблю-
дайте следующие правила поведения.
Сообщите сотруднику, ответственному за
прием гостей, об ожидаемом времени прихо-
да посетителя. Не забудьте назвать имя ва-
45
ГЛАВА 4
ПОЖа-
ГО
и :0о - инс.
Даю Джона С яо<а-
луйета,позвон > пожа
встретить> ия выйду, чтобы етс
кеГ;:Гл;- --- - р-
одежде. Тогда кТ
который встретит Уащии компании
нему или еТ Катиться >
нравится такоТзн:: -У
знак внимания.
-"- ---
ностинет.по-
из служа.
оТс.----и.е
в ваш
встретить
гостя, и протяне Метить
-я в знакеУ РУКопожа.
После того кя T.TLT
подскажите емуилТеТ
обы он или 0 т
просьбувслухи "Рвашу
бодноемес "называя на сво
он или она
7 вслух
место.
---- кофе или
лал этого заразе ащих не сде-
Воздействуйте
" "ять чувств гостя
Вы
от визита
46
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
если вы воздействуете на него или нанес с
помощью пяти чувств.
Зрение. Установите зрительный контакт
с вашим посетителем.
Прикосновение. Приветствуйте человека
уверенным рукопожатием, им же закон-
чите беседу.
Слух. Назовите посетителя по имени в на-
чале, а так же несколько раз в течение
встречи.
Вкус. Предложите гостю напиток. Пред-
ложите дважды. Большинство людей из
вежливости отказываются от первого
предложения.
Обоняние. Не позволяйте запаху ваших
любимых духов или одеколона <давить>
на посетителя. Пользуйтесь ими так, что-
бы только вы, а не ваш гость, ощущали
их запах.
Принимайте иногородних гостей
по высшему классу
Прием иногородних гостей предполагает
нечто большее, чем просто внесение этих
встреч в ваше расписание и ожидание при-
езда. Часть ваших обязанностей как хозяи-
на - проявление гостеприимства еще до
того, как ваши гости покинут свой дом. Не-
зависимо от того, будут ли ожидаемые гости
заказчиками, клиентами, коллегами или по-
ставщиками, можете быть уверены: они оце-
нят любые спланированные .вами мероприя-
47
ГЛАВА 4
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
тия, которые помогут им получить удоволь
ствие от проведенного вдали от своего дома!
времени. Вот три совета из области этикета,
которые помогут вам оказать вашим гостям
прием <по высшему классу>.
Подготовьте пакет документов, необходи-
мых для поездки ваших гостей, и вышлите
их им заранее. Вложите карту района, на ко-
торой показано расположение вашего офиса
или конторы в привязке к аэропорту или ав-1
тостраде. Напишите, сколько времени потре-i
буется, чтобы добраться до вас на машине 1
или такси. Сообщите названия рекомендуе-
мых вами отелей и мотелей, расположенных
в вашем районе, номера их телефонов. В за-
висимости от ваших взаимоотношений с гос-
тем (гостями) вы, может быть, даже захотите
сами лично позаботиться об их размещении.
Проинформируйте ответственного за прием
гостей сотрудника вашей фирмы о приезде
гостя. Подскажите ему приветствовать гостя
по фамилии.
Если есть такая возможность, раздайте по 4
заинтересованным отделам информацию: имя 1
гостя, дату его прибытия, связи с вашей фир- 1
мой и цель визита. Это даст возможность Я
служащим заранее подготовиться к краткому
разговору с гостем.
О курении
Как вы знаете, проблема курения на рабо-
чем месте сегодня очень актуальна. Руково-
дители большинства фирм
ведут борьбу
48
курением, а также отводят для курения спе-
циальные места. Но даже при таком поло-
жении дел вопрос о курении остается болез-
ненным для многих людей. Итак, если вы
не хотите, чтобы ваш деловой потенциал
улетучился с клубами дыма, помните о сле-
дующем.
Если вы курильщик...
Вам просто надо следовать одному про-
стому правилу: если рядом с вами есть
хоть один человек, который не курит, не
курите и сами. Если в помещении име-
ются пепельницы, это не означает авто-
матического права зажечь сигарету.
Если в офисе или другом месте, где вы
находитесь, нет пепельниц, то должно
быть совершенно ясно - здесь не курят.
Если вы находитесь в ресторане с людь-
ми, которые не возражают, чтобы вы за-
курили, можно курить перед подачей пер-
вого блюда. (Конечно, при условии, что
там, где вы сидите, разрешено курить.)
Если вы хотите еще раз последовать сво-
ей привычке, то подождите, пока уберут
со стола посуду после последнего блюда,
считая десерт.
Если вы не курите, то у вас есть опреде-
ленные права. Вот каким образом вы можете
их успешно реализовывать.
Если курильщик достаточно вежлив и
спрашивает вас, не мешает ли вам сига-
ретный дым, то проявите учтивость и ска-
49
ГЛАВА 4
-- Я <- б.
КУРИЛИ.. "Рен, если бы вы не
саТреГГГ"---
" ---
РоТсТеГ ЕДЯЩИЙСЯ
закурить РРешения
<Немог спросить:
курильщик пред
ся на в Г" икать-
илиженайдиТ Ї Рпите,
и бы посинеть "" < "г-
" или достоять.
Ртные грехи>
на рабочем месте
рТТаГ-о- компанией
International) 50/ Half
с тем, что итика согласились
ДРУГИХ сотрТов " ПРИСУТСТВИИ
х серьезео им из са-
соверщен в рабочей об "
<ать этого Г- избе.
пользуйте следке -- ис-
ииГ-его в при.
вььеГ "--
"Ї опаздывайте на встое р
" " вовремя наев
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
50
служащему
Разве
встре-
чи - это так просто я при этом так важно,
тогда почему у столь многих людей пробле-
мы с пунктуальностью? Если бы все относи-
лись ко времени также, как к пространству,
то никто никогда бы не опаздывал. Учитывая
дикое напряжение, с которым большинство
из нас лавирует в мире бизнеса, пунктуаль-
ность дает большое преимущество. Чем боль-
ше заняты люди, тем с меньшей терпимос-
тью они относятся к тем, кто опаздывает.
Опоздание на встречу не только не вежливо
само по себе, но и может означать для вас
двойной удар еще до того, как встреча нача-
лась.
Вот несколько советов, которые помогут
вам держаться на плаву.
Пусть ваши часы немного спешат.
Планируя встречу, придавайте большое
значение времени отъезда, а не времени
приезда на место, тогда вы будете лучше
контролироватьсвоевремя.
Если вы готовитесь отбыть на совещание
или на условленную встречу, откажитесь
от привычки сделать что-то в последний
момент или отвечать на телефонный зво-
нок в последнюю минуту перед отъездом.
Домните об обязательстве, которое вы
дали.
Цените то, как вас воспринимают другие.
Не портите свою репутацию, опаздывая
на встречу.
Если вас часто заставляет себя ждать по-
стоянно опаздывающий деловой партнер, то
51
ГЛАВА 4
вы можете сделать пару простых вещей. Пер-
вое - обратить его внимание на проблему.
Вторая возможность - планировать встречу
на 15 минут раньше, чем она в действитель-
ности -начнется.
Что делать,
если вас отрывают от работы
( Постоянные вынужденные перерывы в ра-
боте не только раздражают, но могут снизить
продуктивность труда. С нежелательными
перерывами в работе можно справиться не-
сколькими способами. Самый простой,
хотя иногда не тактичный прием - закрыть
дверь в кабинет. Это поставит эффективный
заслон на пути любого вмешательства в вашу
работу. Если же вам приходится держать
дверь открытой или у вас нет отдельного ка-
бинета, подумайте о перестановке стола и/
или о перепланировке рабочего места. Если
вы, например, сидите лицом к входу в поме-
щение, то разверните стол так, чтобы не ви-
деть людей, проходящих мимо.
Если штатный сотрудник или любой дру-
гой посетитель заходит к вам, чтобы обсу-
дить на ходу вопрос, который может быть
рассмотрен на еженедельном рабочем совеща-
нии или в другое, более удобное для этого
время, поблагодарите его за то, что он довел
этот вопрос до вашего сведения. Затем объяс-
ните, что, по вашему мнению, этот вопрос
полезно будет обсудить с другими членами
вашей группы и что он будет включен в по-
52
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
вестку дня одного из совещаний, подходяще-
го по общей теме.
Дайте понять вашим штатным сотрудни-
кам, что хотя вы и рады возможности встре-
титься с ними с глазу на глаз, но тем не менее
вы предпочли бы рассмотрение их вопросов и
предложений в специалыюе, более подходя-
щее для этого время. Тактично объясните, что
на предстоящей встрече вы сможете уделить
им больше внимания, а не заниматься на ходу
их предложениями, которые вы считаете
очень важными, отвлекаясь надругиедела.
"Если вы меиедйсер, то проводите политику
<открытых дверей>. Для этого отведите по
одному часу утром и днем. Обтьясните вашим
служащим, что они могут заходить к вам в
это время для обсуждения вопроса или како-
го-то дела на десять минут или меньше. Если
вопрос потребует больше времени, то попро-
сите договориться о специальной встрече.
Как вести себя на совещаниях
Совещания нужны! Вы с трудом найдете
человека, который бы с этим не согласился.
Но при этом сколько раз вы чувствовали, что
совещание, на котором вы сидите, скучное и
непродуктивное? Такое было со всеми. Но все
получали удовольствие от хорошо спланиро-
ванных, эффективно проведенных совеща-
ний, после которых возникало чувство завер-
шенности и, может быть, даже появлялся эн-
тузиазм для дальнейшей активной, плодо-
творной работы.
53
ГЛАВА 4
Если вы хотите, чтобы намечаемые вами
совещания, начиная со следующего, прохо-
дили так, как я .только что говорила, вы-
""~~~"-- следующие правила их проведе-
полняите
ния.
Объявляя
о
предстоящем совещании,
объясните сотрудникам с какой целью оно
проводится.
Объясните каждому необходимость его
присутствия. Например: <Мэри, пожалуйста,
подготовьте и представьте пятиминутное со-
общение о предложениях вашего отдела за
неделю>.
Даже приглашая на совещание служаще-
го, имя-которого не будет внесено в повестку
дня, все равно конкретно объясните ему (ей)
необходимость участия в совещании. Напри-
мер: <Джон, мы будем обсуждать особеннос-
ти маркетинга в связи с изданием новой кни-
ги. Так как вы участвовали в создании этого
проекта с самого начала, нам хотелось бы,
чтобы вы присутствовали на совещании. Мо-
жет быть, у вас появятся свежие идеи, кото-
рые мы еще не рассматривали>.
Приготовьте для участников совещания
письменную повестку дня. Если возможно,
раздайте ее за несколько дней до совещания.
Придите на совещание раньше намеченно-
го времени, еще до прихода других, тогдагвы
сможете подготовить помещение к работе,
разложить повестку дня (если ее до этого не
раздавали) и поприветствовать каждого учас-
тника совещания. Bbfr также подадите хоро-
ший пример другим" - на совешание ияггг>
приходить вовремя.
на совещание надо
54
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
Начните совещание вовремя. Даже если
присутствуют только два или пять участни-
ков, начинайте работу. Действуя таким обра-
зом, вы создаете себе репутацию человека,
который ценит время других, тонко намекая,
что ожидает от других такой же любезности.
Объясните цель совещания.
Пригласите каждого активно участвовать
в работе совещания. Пусть это будет фор-
мальное участие (например, приглашение
выступить с заранее подготовленным по ва-
шей просьбе сообщением) или неформаль-
ное, когда вы поздравляете нового служа-
щего с началом работы, отмечаете годовщи-
ну работы в фирме одного из сотрудников
или даже хвалите кого-то за хороший труд.
Контролируйте ход совещания. Если кто-
то отступает от повестки дня, проявите такт.
Позвольте человеку закончить свое выступле-
ние, суммируйте то, что он сказал, а потом
тактично сообщите о времени и месте даль-
нейшего обсуждения данного вопроса. На-
пример: <Давайте обсудим этот вопрос на на-
шем следующем заседании>. Или: <Сусанна
и Боб, не создадите ли вы рабочую группу
для более глубокого изучения этого вопроса,
чтобы представить ваши выводы на следую-
щем совещании?>
В заключение совещания суммируйте все,
что было сказано.
Быстро закончите совещание.
Люди с удовольствием будут ходить на про-
водимые вами совещания, если поймут, что
могут с доверием отнестись к вам, как к чело-
веку, уважающему их время и способности.
55
ГЛАВА 4
Выступления на сцене
Представление выступающих - подлин-
ное искусство, имеющее свои правила. Вот
некоторые правила, соблюдение которых по-
может вам выглядеть безупречно.
Подготовьтесь заранее. Составляя список
выступающих, попросите прислать вам зара-
нее биографические данные, необходимые для
представления. Прорепетируйте то, что наме-
реваетесь сказать, с тем, чтобы ваши поясне-
ния выглядели естественно и походили на
импровизацию.
Представив выступающего, подождите пока
он поднимется на сцену. Затем отступите не-
много назад и поприветствуйте его (ее) руко-
пожатием.
После окончания выступления подойдите,
к трибуне и поблагодарите выступавшего, по-
жав ему руку и сказав несколько слов благо-
дарности.
Если будут выступать несколько человек и
вы должны представлять каждого, то перед
тем, как представить очередного оратора, по-
благодарите предыдущего.
Вежливое поведение в кафетерии
Не задерживайте очередь. Прочитайте
меню до того, как подойдет ваша очередь за-
казывать. Тогда вы не рискуете задержать
других.
Относитесь к работникам кафетерия с ува-
жением. Они тоже люди и заслуживают та-
56
СЛУЖЕБНЫЙ ЭТИКЕТ
кого же вежливого отношения, как ваши
клиенты и заказчики.
Не навязывайте себя старшим по должнос-
ти сотрудникам. Если они захотят, чтобы вы
присоединились к ним, то сами вас пригла-
сят. Если вас приглашают присоединиться,
никогда не заводите разговор о том, что не
относится к фирме (особенно о личных на-
блюдениях, касающихся коллег по работе),
не поднимайте вопросы, которые следует об-
суждать на плановых совещаниях.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19