Кроме хранения информации о связи (я имею виду телефонную и адресную книгу), органайзеры приспособлены ещё и для того, чтобы составлять списки. (Ваш ежедневник – это в сущности список с определенными по времени и по дням делами, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и технически оснащенных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.
Станете ли вы работать над повышением своей эффективности , используя те инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом деле поможет вам изменить свое поведение – то и используйте. Фактор эффективности здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и блокнотами?
И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.
Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, что какой, помните, что все, что вам придется делать – это работать со списками. Когда вы узнаете, что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.

Один из лучших способов улучшения продуктивности организации – это использование инструментов, которые вам нравятся. Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной , она будет тормозить весь процесс.

Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам, которых я тренировал лично, в этом направлении ещё работать и работать. Частенько я ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на полу.
Итак, цель данного этапа – создать систему ссылок общей направленности – отдельно от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать. Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы – все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке просто так.
Если у вас есть ассистент или секретарь, который и занимается сортировкой материалов для вас, то вы можете приклеить на документ желтый листок, написать там «Документ Икс» и отправить ему – пусть положит, куда следует. Но задайтесь вопросом, остался ли у вас интересный лично вам или полезный в деле материал, который должен быть доступен в любое время, даже когда секретаря нет на месте. Если это так, то вам все-таки нужна будет ваша собственная система, либо на столе, либо где-то рядом.

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. Достать из корзины с «разным» документ, распечатать какое-либо письмо, решить надо ли с ним что-то сделать и имеет ли оно потенциальную ценность и поместить его в надежную систему – такие задачи должны занимать у вас меньше минуты. Если же у вас это занимает больше минуты – вам есть над чем поработать. Кроме быстроты, система должны быть ещё и прикольной, простой и законченной. Иначе вы будете подсознательно противится тому, чтобы выгребать из корзинки «разное», зная, что там есть что-то, что надо определить в систему хранения и вы даже не захотите смотреть на бумаги. Поверьте мне на слово: я видел, как сортировка материалов превращалась для людей из тягомотины в настоящее удовольствие, стоило только установить и наладить систему.
Вы должны чувствовать себя одинаково комфортно, когда кладете любой документ, пусть это даже простой обгрызенный листок в отдельный полиэтиленовый файлик. Люди часто пренебрегают сортировкой информации такого рода, так как поначалу это довольно трудоемкий процесс, они предпочитают набивать разнообразными бумажками, типа меню из ресторана или расписания поездов старые ящики.
Чтобы вам ни было нужно для того, чтобы наладить быструю и четкую систему ссылок – сделайте это. Моя система работает безупречно – это мое мнение и мнение тех, кто пробовал ею пользоваться. Для достижения идеального результата я рекомендую вам следовать нижеприведенным рекомендациям.
Держите материалы общей направленности под рукой
Помещение в систему хранения должно быть мгновенным и простым. Если вам придется вставать с места каждый раз, как только у вас неожиданно появляется какой-нибудь документ или бумажка, которую надо бы сохранить, вам будет удобнее складывать их стопочкой на стол вместо того, чтобы определять в систему хранения. Вас подсознательно будет тянуть проигнорировать весь процесс обработки содержимого корзинки вообще (потому как вы знаете, что там может оказаться документ, который придется помещать в систему хранения). Многие из тех с кем я работал сделали в офисе перестановку так, чтобы четыре ящика с материалами общей направленности стояли в пределах досягаемости с рабочего места и не надо было идти к ним через всю комнату.
Алфавитная система
Я пользуюсь всего одной системой, проиндексированной в алфавитном порядке. Люди тяготеют к использованию системы хранения в качестве системы самоорганизации, поэтому они и пытаются самоорганизоваться, сориентировавшись на проекты и точки концентрации. Таким образом число возможных мест нахождения некогда забытого вами документа «икс» растет в геометрической прогрессии. В одной простой алфавитной системе можно распределить всю информацию по темам, проектам, персонам или компаниям, чтобы было только три или четыре варианта её местоположения, на случай, если вы забудете, куда её дели. Используйте только один уровень вложенности подтем на одну этикетку, например «Садоводство – горшки» и «Садоводство – идеи». Это будет храниться под буквой «С». Сейчас я держу четыре папки для данных общей тематики, и каждая из этих папок помечена буквами алфавита «А-Е», «Ж-М» и так далее – как только я поставил этикетку на какой-то документ – мне уже не надо задумываться, куда его определить.
Периодически по какой-то из тем накапливается такой безумное количество материалов, что для неё надо выделять отдельную папку. Но если эти материалы не занимают и половины новой папки, я все-таки рекомендую оставить их в простой алфавитной системе хранения.
Пусть у вас будет много пустых папок
Прежде чем сесть за разбор содержимого корзинки входящей информации, я запасаюсь большим количеством новых пустых папок. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда у вас много информации на обработку, а складывать её некуда. Я предпочитаю всегда иметь в наличии некоторое количество пустых папок. Правило большого пальца: реорганизуйте систему, только когда число папок перевалило за сотню.
Держите ящики, заполненными менее, чем на три четверти
Всегда старайтесь держать ящики с документами заполненными менее, чем на три четверти. Если они захламлены, вы будете подсознательно противиться складывать туда вещи, а стало быть, и стопка документов на вашем столе будет расти. Если вы чувствуете, что ящик начал забиваться, то вы могли бы немного разобрать его, пока ожидаете ответа по телефону, например.
Я вообще не знаю таких людей, которые не страдали бы проблемой переполненных ящиков. Если вы не хотите переломать ногти и если вы хотите избавиться от подсознательного отторжения к внесению документов в систему хранения, тогда вам следует держать ящики неполными так, чтобы вы могли без труда добавлять новые документы. «Тогда я куплю ещё ящики!» – бывает и такая реакция на эту проблему – как будто это что-то ужасное. Если информация стоит того, чтобы её хранить, тогда и хранить её стоит так, чтобы она была легко доступна, так ведь? Говорят, что мы живем в эпоху Информации; если это хоть как-то обосновано, и если вы делаете что-то , что затрудняет вам же её использование… ну ничего хорошего.
Возможно, вам придется сделать ещё одну систему хранения для того, чтобы обеспечить комфорт вашего рабочего места и обеспечить наличие необходимой информации под рукой. Такие материалы, как завершенный проект и файлы присланные от клиента, с которым вы больше не работаете, нужно все-таки хранить, но можно хранить и в отдаленных местах ну или хотя бы не в пределах рабочего пространства.
Поставьте на ваши папки этикетки
Напечатанные этикетки изменяют ваши папки и ваше к ним отношение. Папки с этикетками приятнее держать на столе; каждый может определить, что там; вы видите, что это за папки издалека, их необязательно вынимать из портфеля; и когда вы открываете ваши ящики для хранения, вы в первую очередь смотрите на этикетки папок. Теперь открывать ящик, складывать туда папки или находить нужное становится даже приятно.
Быть может в 21 веке ученые дадут, наконец, какое-нибудь запутанное объяснение, основанное на работе нейронов тому, почему папки с этикетками работают так эффективно. Пока этого не произошло, просто поверьте мне. Купите аппарат для наклейки этикеток. Для того чтобы заставить систему работать бесперебойно, вам надо будет, чтобы эта штука всегда была под рукой, чтобы при помещении документа в систему хранения вы могли ею воспользоваться. И не делитесь ею ни с кем! Если вам случится проставить этикетку на папку с вновь пришедшими материалами, а «наклеивательного аппарата» не окажется под рукой, вы просто эту папку оставите на столе, вместо того, чтобы найти ей подходящее место в системе хранения. Такой аппарат должен стать по важности в ряд со стэплером.
Купите качественную мебель
Шкафы с папками – это не то место, где надо экономить на качестве. Нет ничего хуже, чем открыть шкаф и услышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они заполнены на три четверти, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.
Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки
Рискуя нанести личную обиду, я все-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папка, которые будут стоять в шкафу. «Висячие» папки куда гораздо менее удобны, потому, что при неожиданном появлении нового документа придется прикладывать усилия, чтобы его в какую-нибудь из папок засунуть – её же надо будет снимать с крючка.
Вот письмо от главного менеджера, который все-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):
«Ваша система – это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переорганизовал мои системы хранения документов на работе и дома – все вместе это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые „надо распределить“!»

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется большее 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.

Но если вы не можете…
Многие люди просто вынуждены пользоваться «висячими» папками, по крайней мере на работе, только потому, что папки эти во многих фирмах являются корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:
§ Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить при этом за собой крючок.
§ На каждый крючок вешайте только одну папку. Тогда шкаф будет визуально аккуратным. Необходимость перекалибровать алфавитную систему каждый раз, когда какая-нибудь папка заполняется – это слишком хлопотно.
§ Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми приходящими папками.
Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год
Регулярная прочистка вашего архива не даст ему зарости плесенью, это также потакает вашей прихоти держать все на видном месте «на случай, если понадобится». Вы знаете, что через несколько месяцев в любом случае все это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит хранить, а что можно и выкинуть. Как я уже говорил, я прочищаю мою систему, когда я жду, когда мне ответят по телефону.
Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники буду приходить на работу в драных джинсах, отключать свои телефоны и разгребать весь накопленный материал. Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какой-нибудь такое предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность в предпраздничном запале навести порядок.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33