Если работник по каким-либо причинам не желает подписывать предупреждение о предстоящем увольнении, то администрация предприятия должна составить акт за подписью нескольких свидетелей, в котором будут зафиксированы факт и дата предупреждения.
Работник может попросить работодателя сократить срок его предупреждения о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата (например, если найдет подходящую работу и захочет приступить к ней немедленно). В данном случае договоренность касается изменения даты увольнения, причина же увольнения не изменяется, поэтому трудовой договор расторгается не по п. 3 ст. 77 ТК РФ (увольнение по собственному желанию), а по п. 2 ст. 81 ТК РФ с предоставлением работнику соответствующих гарантий и компенсаций.
При проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую квалификации работника (ст. 180 ТК РФ). Работа должна предлагаться в рамках всего юридического лица, а не только того структурного подразделения (в т. ч. обособленного – филиала, представительства), в котором работает высвобождаемый работник. В первую очередь работнику должна быть предложена работа (должность), соответствующая предусмотренной заключенным с ним трудовым договором. При отсутствии такой работы работодатель должен предложить работнику вакантную нижестоящую должность (нижеоплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья.
Предлагаемые при внутреннем переводе должности должны быть в новом штатном расписании, по ним должны существовать утвержденные должностные инструкции с перечнем обязанностей, а также должны быть утверждены оклады (или другие системы оплаты труда). Если получено согласие работника, то оформляется внутренний перевод (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ, запись в трудовой книжке). Если работник откажется от предоставляемой работы, то этот отказ должен быть в письменной форме. Если работнику предложены вакансии, но он отказывается письменно ознакомиться с таким предложением, то об этом составляется акт.
Если работодатель не может предоставить работнику вакантную должность, он должен составить акт о невозможности такого перевода. В предупреждении о предстоящем увольнении, в котором работнику сообщается о невозможности предоставить ему в этой организации другую имеющуюся работу (вакантную должность), необходимо указать размер и порядок выплаты работнику выходного пособия. В соответствии со ст. 178 ТК РФ размер такого пособия для работника, принятого на общих условиях, определяется средним месячным заработком; также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 2 месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Если речь идет об увольнении работника, занятого на сезонных работах, то в силу ст. 296 ТК РФ выходное пособие ему выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка. Что касается работника, заключившего трудовой договор на срок до 2 месяцев, то ему выходное пособие не выплачивается (ст. 292 ТК РФ), если ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором или трудовым договором не установлено иное.
Затем администрация предприятия направляет в профсоюзный комитет проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для увольнения работника и просит дать мотивированное мнение на увольнение работника. Решение профсоюзного комитета на увольнение работника, действительно в течение месяца со дня принятия решения. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения профсоюза. После получения мотивированного мнения профкома работодателем издается приказ об увольнении, вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Соответственно, увольнение по данному основанию допускается при одновременном наличии всех ниже перечисленных обстоятельств:
• если у администрации не имеется возможности перевести работника на другое рабочее место внутри учреждения, из-за отсутствия вакансий;
• если работник сам отказался от предложенной ему работы;
• если выполнены требования о письменном предупреждении о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца (персонально и под расписку);
• если на это имеется мотивированное мнение профсоюзного органа.
Если работник имел доступ к каким-либо ценностям, то рекомендуется разработать на предприятии «Обходной лист». В нем делаются отметки о ценностях, которые работник должен сдать в соответствующие подразделения до своего увольнения. При этом необходимо помнить, что неоформленный соответствующим образом обходной лист не может являться причиной несвоевременной выдачи трудовой книжки работника и всех положенных ему выплат.
Накануне расторжения трудового договора увольняемому работнику должно поступить письменное предложение появившихся новых вакансий. Лишь после повторного письменного отказа оформляется приказ о прекращении трудового договора, который доводится до сведения сотрудника под роспись не позднее трех дней с момента его издания, и записка—расчет для расчета денежной компенсации за все неиспользованные отпуска.
В день увольнения происходит оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке сотрудника: «Уволен по сокращению штата работников предприятия, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется запись о выдаче трудовой книжки на руки работнику, после чего работник ставит дату получения трудовой книжки и свою подпись. Если работник отказывается забрать трудовую книжку, то об этом составляется акт, работнику направляется уведомление о необходимости явиться и забрать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.
2.8.4. О трудовой деятельности сотрудников
Кадровая служба предприятия в процессе трудовой деятельности работника оформляет различные документы. Например, отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных работника. Унифицированной формы данного документа нет, но в нем обязательно должны присутствовать сведения, содержащие как старые, так и новые данные работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о сотруднике. Такие приказы кадровая служба готовит по письменному заявлению работника с предоставлением оригиналов необходимых документов (паспорт, свидетельство, справка).
По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.
Для того чтобы выдать работнику копии кадровых документов, достаточно снять ксерокопию с необходимого документа, поставить на нем дату выдачи, запись «Копия верна» и заверить ее подписью ответственного работника (кадровика) и печатью организации (кадровой службы). С трудовой книжки копии изготавливаются аналогичным образом, т. е. заверяется ксерокопия нужных страниц (либо всей трудовой книжки). Либо составляется таблица, колонки которой будут повторять графы трудовой книжки. Этот документ можно озаглавить «Выписка из трудовой книжки Ф.И.О. №», заполнить графы в соответствии с записями в трудовой книжке и заверить его в таком же порядке, как и вышеперечисленные документы. Выбор варианта зависит от степени технической оснащенности предприятия.
Копии требуемых документов предоставляются сотруднику не позднее трех дней со дня подачи им письменного заявления с просьбой об этом.
Выписки из приказов (фрагмент приказа) по личному составу готовятся по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. Если приказы по личному составу издаются вышестоящей организацией, то выписки из них направляются в подчиненные организации для оформления кадровой документации.
Обязательно точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, дата и номер подлинного приказа, место издания, заголовок к тексту, необходимый фрагмент приказа). При оформлении фрагмента приказа руководствуются следующими правилами:
• если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью;
• из распорядительной части фиксируют тот пункт, ради которого готовится выписка;
• указывается должность подписавшего приказ;
• вместо росписи пишется слово «Подпись»;
• расшифровка подписи воспроизводится, как в приказе.
В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись «Верно» (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения, печати (кадровой службы или предприятия).
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение юридического факта (места работы, занимаемой должности, заработной плате и др.). Справка может быть подготовлена как на основании письменного заявления работника, так и на основании запросов вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов. При оформлении справки обязательны ссылки на соответствующие приказы, на основании которых производились прием, переводы, увольнение работника (дата, номер). Также в справке предусмотрены следующие реквизиты: номер справки, дата выдачи, подпись лица, выдавшего справку, печать.
3. Регистрационные формы
Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.
Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.
Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведений регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.
Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.
Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования, они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие срокихранения:
• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;
• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44