Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
• передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Раздел «Доступ к персональным данным» определяет список сотрудников, которые могут иметь доступ к этой информации. Обычно это:
• руководитель организации;
• руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);
• при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;
• сотрудники бухгалтерии;
• сотрудники службы управления персоналом;
• сотрудники компьютерных подразделений;
• сам работник, носитель данных.
Также к числу имеющих право доступа к персональным данным вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры в сфере своей компетенции:
• налоговые инспекции;
• правоохранительные органы;
• органы статистики;
• страховые агентства;
• военкоматы;
• органы социального страхования;
• пенсионные фонды;
• подразделения муниципальных органов управления;
• другие организации с письменного разрешения сотрудника.
Так как персональные данные являются конфиденциальной информацией, в Положении обязательно существует раздел «Защита персональных данных». Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать следующие меры:
• ограничить и регламентировать состав работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
• установить строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
• рационально разместить рабочие мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
• ознакомить работников с требованиями нормативно – методических документов по защите информации и сохранении тайны;
• обеспечить необходимые условия в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
• обеспечить защиту персональных данных сотрудника на электронных носителях;
• определить и регламентировать состав работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
• организовать порядок уничтожения информации;
• своевременно выявлять нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;
• проводить воспитательную и разъяснительную работу с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;
• не допускать выдачу личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.
Для обеспечения внешней защиты персональных данных также рекомендуется разработать определенные правила:
• порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
• пропускной режим организации;
• учет и порядок выдачи удостоверений;
• технические средства охраны, сигнализации;
• порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;
• требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
Раздел «Права и обязанности работника» закрепляет права работника, регламентирующие защиту его персональных данных, и обязывает его сообщать работодателю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен ТК РФ, а также своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
Персональная ответственность – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы. Раздел Положения об обработке персональных данных «Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными» констатирует, что юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Статья 90 ТК РФ устанавливает ответственность лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника.
Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц, которые должны нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Статья 5.39 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное представление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации – наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда.
В соответствии с ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.
Нарушение режима защиты, обработки и порядка использования наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.
Все работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с Положением об обработке персональных данных, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
2.2.4. Должностные инструкции
Должностная инструкция работника является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Основной целью разработки должностной инструкции является:
• создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия;
• повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
• обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений, но и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, указанной в штатном расписании, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и равномерно распределяют нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии всех должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.
Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Должностная инструкция должна иметь грифутверждения, дату, подпись работника об ознакомлении. Руководителем предприятия утверждаются должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции, на остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.
Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:
• каких действий ожидают от работника;
• по каким критериям будут оценивать результаты труда;
• ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.
Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, предельно конкретно и содержать информацию по следующим вопросам:
• название должности;
• наименование структурного подразделения;
• цель должности (зачем она существует, за что работнику платится заработная плата);
• подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);
• перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам (6–7 блоков, включающих в себя по 6–7 должностных обязанностей);
• критерии эффективности труда (количественные, качественные).
Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, т. к. любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее, структура должностной инструкции обязательно включает в себя следующие пункты:
• общие положения;
• права;
• должностные обязанности;
• ответственность.
В разделе «Общие положения» обычно указывают:
• наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
• требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица (квалификационные требования);
• непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действия подчиненных);
• порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо). Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, т. к. отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;
• возможность совмещения должностей и функций;
• перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);
• другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44