В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (05 марта 2005 г.).
Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.
Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:
При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних – ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подпись компетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией – членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.
Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).
Некоторые документы кроме подписания требуют своего утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Зенит»
Подпись. А.К. Фролов.
20.04.2004
УТВЕРЖДЕН
Приказом по основной деятельности
20.04.2004 № 34
Гриф утверждения располагается в правой верхней части документа. Слово «утвержден» согласовывается с видом утверждаемого документа (инструкция – утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек.
На некоторых документах предусмотрено проставление резолюции компетентного должностного лица. Резолюция – это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции указан исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Резолюция часто является основание взятия документа на контроль.
После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т. д.).
Большинство документов изготавливается на бумаге форматом А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля.
1.1.3. Хранение документов
В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.) и Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552, которые являются правовой базой деятельности Федеральной архивной службы России, в 2000 году руководителем Федеральной архивной службы России был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий. Этот перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций. Также здесь указываются минимальные сроки хранения документов.
Для некоторых видов документов в типовом перечне наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК». Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение на предприятии или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Аббревиатура «ЭПК» – это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.
Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководстве. Ее решения фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и государственные архивы, и имеющие истекший срок хранения в кадровой службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными органами.
Собственник предприятия обязан обеспечить сохранность документов, отнесенные Федеральной архивной службой России к составу архивного фонда РФ.
Порядок упорядочения документов предприятия изложен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы предприятия при методической помощи заведующего архивом организации (ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов.
Перед обработкой дел обращается внимание на правильность оформления документов и полноту их состава, т. е., проводится сверка всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов (дат и номеров, подписей). В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями.
Длительное архивное хранение предполагает хранение в течение 10 (и более) лет. Сюда относятся следующие документы кадровой службы:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих;
• невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.);
• акты о несчастных случаях, связанных с выполнением должностных обязанностей трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;
• табели или наряды работников вредных профессий.
Экспертиза ценности документов не проводится по заголовкам на обложках дел, а предполагает полистный просмотр каждого дела. В ходе этого процесса изымаются лишние экземпляры документов, копии, документы, не относящиеся к тематике данного дела, черновики и документы, подлежащие возврату. Затем происходит:
• систематизация документов в деле;
• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов;
• составление листа – заверителя дела;
• при необходимости – составление внутренней описи документов.
Дела формируются по годам (кроме личных дел), документы, относящиеся кодному вопросу, группируются вместе. Дело в своем составе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности (в начале дела приказ № 1) и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст, свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.
В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце, лист—заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа—заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:
• наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;
• наименование структурного подразделения (полное);
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;
• вид дела;
• автор документов (например, кадровая служба);
• краткое содержание документов дела;
• период, к которому относятся документы дела;
• дата дела;
• количество листов в деле (переносится из листа—заверителя дела);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.
Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов составленном на предприятии и являющимся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов).
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.
Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) – тушью или чернилами.
Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.
В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии, в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.
1.2. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами
Любое предприятие, имеющее планы своего развития на длительную перспективу, неизбежно сталкивается с необходимостью рационального использования своих человеческих ресурсов, их развития и пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате этого образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44