Оценка потребностей во времени на решение задач позволяет вам соответствующим образом использовать временные интервалы вашего рабочего дня. Если между задачами, поставленными вами самому себе, образуется промежуток свободного времени в полчаса, вы постараетесь по возможности оптимально использовать его, назначив себе задачу, на выполнение которой как раз и будут израсходованы эти полчаса. Обнаружение того факта, что на дело, которое вы намеревались решить за полчаса, на самом деле уйдет час, может привести к дополнительному расходу времени на повторное сосредоточение вашего внимания, когда вы, в конечном счете, будете вынуждены снова вернуться к решению этой задачи.Достичь совершенства в предварительной оценке времени на осуществление тех или иных задач практически невозможно. Задачи обязательно будут содержать непредусмотренные элементы, кроме того, от природы мы склонны выделять больше времени на выполнение тех задач, которые нам не нравятся, и соответственно, меньше — на выполнение тех задач, которые ошибочно кажутся нам простыми. Поэтому перед тем как вписывать ту или иную задачу в ваш план, следует тщательно и всесторонне ее проанализировать, что в дальнейшем в значительной степени облегчит организацию вашего рабочего дня. Внесение задач в план вашего рабочего дня По всей вероятности, ваш рабочий день будет состоять как из фиксированных (условленные встречи, совещания), так и гибких обязательств (задачи, стоящие в вашем списке «Что надо сделать?»). Приблизительно оценив время, требуемое на выполнение всего задуманного на сегодня, вы можете получить представление о том, когда вы сможете надеяться завершить их выполнение. Не старайтесь слишком жестко осуществлять предварительное планирование своего рабочего дня и не тратьте на него слишком много времени. Планирование должно представлять собой не какое-то бюрократическое упражнение, а быстрый и простой способ придания вашему рабочему дню определенной формы и баланса, а также способ размещения стоящих перед вами задач по соответствующим интервалам времени. Получасовые интервалы представляют собой гибко управляемый способ распределения вашего рабочего времени. Однако для некоторых более мелких по масштабам задач вы можете подумать об использовании четвертьчасовых интервалов. Вы можете сгруппировать несколько таких задач, например, пять-шесть телефонных звонков — в один получасовой интервал. При проведении предварительной оценки времени следует учитывать время на неизбежные телефонные звонки и перерывы в работе. Выполнение каких-то задач в меньшие сроки, чем вы планировали, вызывает чувство законной гордости, но даже если задачи, стоящие перед вами, занимают больше времени, чем вы изначально предполагали, следует сохранять спокойствие и присутствие духа и, самое главное, будьте гибким и способным разобраться с любой задачей, встречающейся в процессе рабочего дня. ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность планирования вашего времени:· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в вашем списке «Что надо сделать?».· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до начала выполнения задачи.· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или переоценки времени на выполнение тех или иных задач.· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы, приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования времени.
Отсрочка Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка — «вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы. Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог успешно справиться с данной задачей.· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным вниманием отнестись к выполнению данной задачи.· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок выполнения данной задачи.· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по себе.В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;· кажущаяся ординарность задачи;· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной задачи;· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по выполнению той или иной задачи;· чрезмерное стремление добиваться совершенства во всем — нежелание приниматься за выполнение задачи до тех пор, пока вы не уверены, что сможете выполнить ее на «отлично».Откладывание выполнения задач на другой день — не единственная проблема. Таким же, если не худшим, недостатком является откладывание выполнения главной задачи, стоящей перед вами, путем поиска оправданий себе для выполнения в первую очередь более мелких по масштабам и значению задач. Этот недостаток ведет к огромным потерям во времени и бесполезной трате энергии. Вы можете преодолеть его путем совершенствования вашей внутренней дисциплины. Стратегия победы над отсрочкой · Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы — первый шаг на пути ее преодоления.· Идентифицируйте реальную причину, по которой вы откладываете выполнение определенной задачи.· Определитесь относительно рутинных и сложных задач. Выделите этим задачам приоритетное место в вашем списке «Что надо сделать?».· В вашем ежедневнике обязательно спланируйте время на выполнение «нелюбимых» вами задач.· Занимаясь решением скучных задач, делайте короткие перерывы; но при решении сложных задач старайтесь не выходить за рамки выделенного интервала времени.· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам, приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь — определиться с чего начать.· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не пугали вас своей сложностью и объемами.· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои собственные сроки для их выполнения. ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ: · Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в зависимости от задач.)· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою склонность к отсрочке выполнения задач?
Соблюдение конечных сроков Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо причинам не имеет возможности приступить к ее решению.· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать из-за того, что его подвели другие.· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше времени на ее выполнение, чем это необходимо. Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение. Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения. Постарайтесь освоить позитивный метод решения проблем. Установите для себя этапы, которые необходимо соблюсти для своевременного выполнения поставленной задачи; проведите анализ наличия других путей преодоления затруднений, например: наличие дополнительных ресурсов, которые позволят вам соблюсти требуемые сроки или наличие возможности пересмотреть конечный срок выполнения поставленной задачи. К сожалению, конечные сроки выполнения задач редко ставятся в идеальных условиях. Таким образом, если шкала времени на выполнение того или иного проекта при рассмотрении его в отрыве от других задач на первый взгляд кажется разумной, существует вероятность того, что в процессе выполнения данного проекта возникнут помехи для выполнения других заданий, которые также имеют свои собственные конечные сроки выполнения. Молено предложить один из видов тактики, к которому вы можете прибегнуть в этом вопросе, он состоит в том, чтобы спрашивать у лица, указывающего вам конечный срок выполнения задачи, следует ли считать поставленную им задачу более важной, чем те задачи, которые \уже стоят перед вами и имеют свои конечные сроки выполнения. Если его ответ будет положительным, вам следует снова задать вопрос о том, выполнение какой конкретной задачи вам следует отложить, чтобы соблюсти конечный срок выполнения задачи, поставленной вам этим лицом. Решить эту проблему при работе на нескольких начальников, по всей вероятности, будет затруднительно. Общая тенденция в этом вопросе такова, что люди менее почтительно относятся к срокам выполнения задач, устанавливаемым другими, чем к своим собственным.В некоторых обстоятельствах могут назначаться нереальные сроки выполнения задач, пересмотр которых не может являться предметом обсуждений. Они могут являться результатом требований иностранных компаний, регулирующих органов или клиентуры. Если такое произойдет, единственное правильное решение в этом случае будет заключаться в пересмотре других требований к вашему рабочему времени с тем, чтобы высвободить достаточный промежуток времени для соблюдения вышеупомянутого конечного срока. Еще раз хочу повториться, это следует сделать как можно раньше, чтобы у вас оставалось достаточно времени для внесений изменений.Перед началом работы следует убедиться, насколько вам доподлинно ясно, что от вас требуется, какие ресурсы находятся в вашем распоряжении и к какой дополнительной поддержке вы можете прибегнуть в случае необходимости. Несоблюдение этих требований является основной причиной нарушения конечных сроков выполнения задач.
Планирование с целью соблюдения конечных сроков Итак, предположим, что вы согласились с установленным конечным сроком реализации задачи. Теперь вам следует спланировать выполнение этой работы. Разделите всё задание или проект на серии этапов, которые приведут вас к успешному выполнению всего задания, и попытайтесь определить, какое количество времени уйдет на выполнение каждого этапа. Рассчитайте количество рабочих дней, необходимое для выполнения всего задания, начиная с даты его получения и заканчивая датой его полного завершения. Затем определите, что вам следует делать каждую неделю (или каждый день, если вы имеете дело с близким конечным сроком) с тем, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Оставьте для себя резерв времени, достаточный для решения внезапно возникающих задач и неожиданных отсрочек. Кроме того, проверьте, учли ли вы при оценке времени, необходимого для выполнения каждого этапа поставленной задачи, что у вас, помимо вышеупомянутого поручения, имеются и другие обязательства, законно претендующие на ваше время.Работая над претворением в жизнь проекта, используйте конечные точки для отметки каждого выполненного этапа. Они будут служить вам своего рода вехами, с помощью которых вы сможете следить за своим продвижением вперед и иметь постоянное представление о том, в правильном ли направлении вы движетесь. Кроме того, они являются прекрасным инструментом, поддерживающим вашу мотивацию. Если на каком-то этапе вы поймете, что движетесь быстрее графика, постарайтесь не расслабляться и не снижайте темпа. Используйте выигранное таким образом время, чтобы обеспечить некоторую дополнительную гибкость на конечном этапе выполнения проекта.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23